Volunteer and Education Coordinator

Descripción General:

El Coordinador de Voluntariado y Educación es parte integral de la fundación y es responsable de administrar todas las iniciativas de voluntariado y educación, incluida la comunicación efectiva y la presentación de informes  para garantizar que se alcancen los objetivos de captación, educación y formación de los voluntarios.

Se encarga de la coordinación logística de los programas educativos y el desarrollo de talleres y actividades para todo el voluntariado médico y no médico de la fundación.

El Coordinador de Voluntariado y Educación reporta al Director Ejecutivo, bajo la supervisión del Coordinador de Programas y trabaja en estrecha colaboración con los Coordinadores de Pacientes y el Coordinador de Centro para garantizar que la planificación, la ejecución, el apoyo y el seguimiento de los voluntarios y programas educativos cumplan con las metas y los objetivos establecidos, alineandose con las estrategias organizativas.

Funciones Principales:

Generales en cuanto a Voluntariado:

• Captar voluntarios médicos, no médicos y estudiantiles para apoyar en las diversas áreas de la fundación.
• Coordinar todas las etapas del ciclo de vida del voluntario, incluyendo la selección, incorporación, inducción, participación, evaluación y reconocimiento del voluntario.
• Desarrollar relaciones y trabajar en todos los departamentos para gestionar la experiencia del voluntario.
• Establecer e implementar procedimientos y políticas estándar para proporcionar el más alto nivel de servicio a los voluntarios de OS.
• Asegurarse de que los voluntarios estén completamente informados y tengan fácil acceso a la información requerida relacionada con sus requisitos/necesidades.
• Identificar voluntarios para programas médicos globales según lo solicitado por los Coordinadores de Experiencia de Voluntarios que coincidan con los requisitos de los puestos
• Crear y presentar herramientas de capacitación y recursos de apoyo que permitan al personal global que trabaja directamente con voluntarios preparar, involucrar, reconocer y evaluar mejor a los voluntarios.
• Recopilar y evaluar los comentarios sobre la experiencia de los voluntarios y trabajar con los equipos globales de Voluntarios para promover y realizar un seguimiento de las mejoras.
• Asegurarse de que todas las políticas y documentos de los voluntarios estén actualizados y sean precisos en colaboración con el Director Ejecutivo.
• Examinar y organizar el contenido compartido con empleados y voluntarios a través de los portales, la intranet de SAM y el sitio web de OSI.
• Actuar como Coordinador de Experiencia de Voluntarios para programas específicos según lo asignado por el Director Ejecutivo.
• Coordinar a los voluntarios para nuevos temas/necesidades de capacitación para el equipo actual, proporcionando recursos, herramientas y listas de verificación de capacitación.
• Ayudar en la creación de herramientas de capacitación para el personal de gestión de voluntarios en varias oficinas y funciones según sea necesario.
• Administrar y actualizar el sistema de manejo de voluntariado GVMS, así como el repositorio de voluntarios de las Rutas de Formación.
• Asegurarse de que todos los documentos médicos y de viaje estén completamente preparados antes de que los voluntarios viajen al exterior.
• Solucionar problemas y ayudar a los voluntarios cuando están en tránsito y brindar apoyo fuera del horario laboral según sea necesario.
• Ayudar con el seguimiento y la presentación de informes de todas las actividades de los voluntarios, incluida la participación en programas, los gastos de los voluntarios, las interacciones con los medios, los eventos de conferencias, la recaudación de fondos, etc.·
• Hacer y entregar cartas requeridas por los voluntarios, para gestión de permisos, así como las cartas de reconocimiento y/o agradecimiento que se les brindan a los voluntarios.

Generales en Educación:

• Coordinar y gestionar la finalización, recopilación y organización de programas educativos.
• Mantener una base de datos actualizada sobre educación y capacitación y aportar datos relevantes a los informes mensuales de la fundación y los informes de programas.
• Gestionar toda la logística asociada con la planificación, ejecución y resultados de capacitaciones y conferencias, incluido el seguimiento de tareas administrativas y logísticas intensivas: reservar pasajes aéreos, formar equipos de voluntarios acreditados, organizar comidas, alojamiento y transporte local, suministros y servicios médicos, solicitar visas, completar informes, trabajar con otros departamentos para garantizar que se cubran todos los aspectos del programa, etc.
• Ejecutar programas de capacitación en el país, incluidas jornadas educativas, cursos de capacitación específicos de la especialidad y conferencias.
• Implementar el uso de pruebas previas y posteriores, evaluaciones de los participantes, evaluaciones del programa, según sea necesario para informar sobre el éxito de cada capacitación impartida.
• Trabajar en estrecha colaboración con las partes interesadas para brindar el apoyo necesario a los educadores para garantizar que los cursos se implementen por completo.
• Recopilar y compilar informes sobre estados, desarrollos, situaciones, logros e inquietudes.
• Ayudar a mantener un inventario preciso de los suministros y equipos del país relacionados con las capacitaciones y hacer un seguimiento de los materiales y la logística según sea necesario.
• Trabajar con el departamento de Programas para colaborar con la fundación y apoyar en identificar y abordar las necesidades de capacitación de los voluntarios.
• Facilitar la revisión y las acciones de seguimiento requeridas por las evaluaciones de los voluntarios.
• Investigar áreas de interés para nuevos materiales educativos y de capacitación.
• Fomentar asociaciones con centros de educación superior y aprovechar la asociación para beneficiar a los programas y pacientes de Operation Smile.

Durante Programas Quirúrgicos

• Organizar la participación de los voluntarios, civiles, estudiantiles y corporativos en programas quirúrgicos.
• Asegurarse de que los voluntarios sean trasladados a tiempo desde y hacia el hospital.
• Envío de cartas de invitación y de solicitud de permisos de participación de estudiantes en programas quirúrgicos.
• Acompañamiento en la bienvenida de voluntarios internaciones.
• Hay que asegurar que el voluntariado medico local se encuentra cómodo, recibe educación y brinda una atención de calidad.
• Gestionar las evaluaciones del voluntariado médico, y posteriormente subirlas a su perfil de GVMS.
• Hacer seguimiento a las evaluaciones de los educadores y trainees para que sean completados a tiempo en  Operation Smile Academy.

Comunicación/ Marketing

• Planificar con el Coordinador de Comunicación estrategias de mercadeo para la captación de nuevos voluntarios y las distintas actividades de voluntariado y educación.
• Apoyar con información de las distintas actividades al Coordinador de Comunicación.
• Desarrollo de Boletín de Noticias y otros materiales de mercadeo en conjunto con el Coordinador de Comunicación que estén enfocados al voluntariado y la educación.

Qualifications

• Licenciatura Administración de Empresas, Mercadeo, Negocios Internacionales, Ing. Industrial o Psicología.
• Bilingüe: Ingles/ Español (Avanzado ambos idiomas)
• Más de 1 año de experiencia en gestión o apoyo a equipos.
• Experiencia laboral en el contexto de una ONG internacional (Preferible)
• Mínimo 2 años de experiencia participando activamente en la coordinación de programas o proyectos.
• Disponibilidad para viajar al interior y exterior del país y para trabajar en ciertas ocasiones noches y fines de semana.