Coordonnateur(trice) de bureau / Office Coordinator (contrat/contract)

Titre du poste:

Résumé de la description du poste:

Description du poste:

Responsabilités principales

Opérations du bureau

• Fournir un soutien administratif au leader du marché et/ou à d’autres responsables de département

• Entrer les rapports de dépenses

• Rédiger la correspondance courante, saisir des données, imprimer des lettres et des étiquettes, créer des modèles de documents et mettre en forme des fichiers

• Soutenir les opérations de la salle de courrier (ex. : tri du courrier, affranchisseuse, télécopieur, photocopieurs)

• Aider à la planification et à la coordination des déplacements de base

• Organiser et soutenir les réunions et événements internes, au besoin

• Coordonner les services de traiteur, la réservation de salles de réunion, l’envoi d’invitations et autres activités liées à l’organisation d’événements

• Veiller au respect des politiques de l’entreprise

• Traduction de documents (de l'anglais vers le français)

Accueil des visiteurs

• Gérer la réception en accordant l’accès à l’édifice (au besoin) et en avisant les employés de l’arrivée d’un client, fournisseur ou candidat

• Communiquer avec le personnel des opérations, les courtiers et le leader du marché concernant leur disponibilité

• Fournir un laissez-passer ou une validation de stationnement sur demande

Gestion des fournisseurs et administration

• Gérer l’approvisionnement et l’entretien des fournitures et équipements de bureau (mobilier, équipement informatique, téléphones, services de collations, plantes, etc.), via Workday, les services d’approvisionnement ou des fournisseurs externes

• Saisir les nouveaux fournisseurs locaux dans Workday et nettoyer les données, au besoin

Gestion des appels

• Répondre et filtrer tous les appels entrants pour deux bureaux et transmettre les messages

• Communiquer des informations générales sur l’entreprise

• Collaborer avec le personnel des opérations, les courtiers et le leader du marché

• Traiter certains appels avec discrétion, à la demande du personnel des opérations, des courtiers ou du directeur principal

Autres tâches administratives

• Collaborer avec le gestionnaire des opérations sur les questions de continuité des activités

• Aider à l’intégration des nouveaux employés

• Commander des cartes professionnelles

• Préparer des documents (révision, impression, reliure)

• Effectuer toute autre tâche connexe

Supérieur hiérarchique

Le poste relève dugestionnaire des opérations.

Indicateurs de performance

Le rôle sera évalué selon :

• La gestion des coûts par rapport au budget, en limitant les écarts au minimum

• Une attitude positive

• Le professionnalisme

• L’efficacité et la fiabilité

• L’organisation

• Le service à la clientèle et les aptitudes relationnelles

• Le respect des délais et la réactivité aux demandes, ainsi que la résolution de conflits

Formation et expérience requises

• Diplôme collégial préféré

• Bilingue français/anglais, avec compétences de base en traduction un atout

• Excellentes compétences en communication écrite et orale dans les deux langues

• Minimum de 2 à 4 ans d’expérience en soutien administratif

• Expérience à la réception un atout

Compétences

• Capacité à suivre des instructions et des procédures

• Capacité à interagir et communiquer efficacement avec tous les niveaux du personnel et de la direction

• Excellentes aptitudes de communication écrite et orale

• Solides compétences avec la suite Microsoft Office; connaissance de Workday un atout

• Bonne connaissance des tâches administratives de bureau

• Bon jugement, tact et discrétion

Key responsibilities

Office Operations

• Provide administrative support duties for Market Leader, and/or other department leaders-
  • Enter expense reports
  • Complete routine/correspondence, enter data, print letters, print labels, create form letters, format documents, and input data

• Support mail room operations (i.e., mail sorting, postage machine, fax and copy machines)
• Assist in planning and coordination of basic travel arrangements
• Organize and assist internal meetings and events as required
• Coordinate catering, conference room space, invitations, and other event planning activities as needed
• Ensure company policies are followed
• Support document translations (English to French)

Greet / Direct All Visitors

• Manage front desk by providing building access (when required) and notifying the employees that client, vendor or job candidate has arrived
• Communicate with operations staff, brokers, and Market Leader regarding their availability
• Provide parking pass/validation per request

Vendor Management / Administration

• Manage purchasing and maintenance of office supplies and office equipment (i.e., furniture, IT equipment, telephones, snack services, plants, etc.) by ordering through Workday, procurement, or outside vendor
• Enter all new local vendors into Workday and cleanse data, if required

Manage Phones

• Answer and screen all incoming calls and relay messages for 2 offices
• Communicate general company information
• Communicate with operations staff, fee-earners, and Market Leader
• Handle calls with discretion per the request of the operations staff, fee-earners, and Managing Principal

Other Administrative Duties

• Work with Operations Manager on business continuity issues
• Assistance with onboarding new employees
• Order business cards
• Document preparation (review, print, bind)
• Other duties as assigned

Reporting relationship- Role will report to the following:

• Operations Manager

Metrics

Role will be evaluated on the following:

• Management of costs to budget, keeping variances to a minimum
• Positive attitude
• Professionalism
• Efficiency and dependability
• Organization
• Customer service and people skills
• Timeliness and responsiveness to requests and conflict resolution

BACKGROUND AND EXPERIENCE-

Demonstrated experience should include:

• College degree preferred
• Bilingual French/English, basic English-French translation skills an asset
• Very good written and oral communication skills in both languages
• A minimum of 2-4 years of administrative support experience
• Front desk experience a plus

Competencies

• Ability to follow instructions and procedures
• Ability to deal and communicate effectively with all levels of staff and management
• Strong written and oral skills
• Strong Microsoft Office Suite skills, Workday knowledge an asset
• Knowledge of office administrative duties
• Good judgment, tact and discretion

Le français est la langue principale de travail chez Cushman & Wakefield Québec. Le poste exige une excellente maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit.