Chef des opérations HUB

Job Description

Le chef des opérations HUB est responsable des opérations quotidiennes et du flux de travail de toutes les fonctions du HUB, y compris l’exécution des commandes HUB du magasin, le contrôle des stocks et tous les processus connexes. Il supervise un ou plusieurs membres de l’équipe affectés aux opérations HUB. La personne occupant ce poste doit avoir une bonne connaissance des systèmes de magasin, des connaissances de base en pièces automobiles, de solides aptitudes interpersonnelles ainsi qu’une expérience préalable en supervision d’employés.

Ce rôle exige une connaissance approfondie de l’inventaire du magasin ainsi que la capacité de collaborer avec les magasins avoisinants, les HUB, les centres PDQ et les fournisseurs externes afin d’assurer l’exécution des commandes. Le titulaire du poste est également responsable du maintien des normes de l’entreprise pour le HUB.

Ce poste est à temps plein. Une certification de vérification du dossier de conduite (MVR) peut être requise. Le titulaire doit compléter toutes les formations requises et assister à toutes les réunions du magasin.

Responsabilités principales

• Assurer le bon déroulement des opérations HUB et résoudre rapidement les problèmes liés aux commandes et aux processus HUB.

• Fournir des directives, organiser et déléguer le travail, et veiller à l’exécution des tâches par les membres de l’équipe HUB (chauffeurs HUB/Loop et spécialiste de l’inventaire HUB).

• Examiner les commandes HUB, préparer les pièces, mettre les produits en attente d’expédition et finaliser la documentation requise. 

• Interagir avec les chauffeurs internes et les fournisseurs de transport tiers concernant la documentation et les instructions de livraison. 

• Collaborer avec le réseau de magasins et de centres de distribution afin de trouver les pièces requises et des solutions logistiques, et travailler avec les magasins demandeurs lorsque les produits ne sont pas disponibles dans le réseau. 

• Collaborer avec le directeur de magasin (GM), le directeur de district (DM) et les équipes de soutien CSC afin d’assurer des niveaux et un assortiment d’inventaire appropriés. 

• Assurer l’exactitude de l’inventaire et superviser toutes les fonctions liées aux stocks du département des pièces et du HUB, notamment :  

• exactitude des quantités en stock; 

• réduction des pertes (shrink); 

• inventaires cycliques (Cycle Counts); 

• ruptures de stock; 

• planogrammes; 

• changements MAXI; 

• changements de prix; 

• présentation des produits (Front & Face); 

• réception des camions. 

• Gérer et respecter toutes les politiques et procédures relatives aux dossiers HUB et à la documentation. 

• Communiquer rapidement tout risque ou problème concernant les commandes ou les expéditions aux gestionnaires concernés. 

• Diriger les activités de réapprovisionnement, y compris la numérisation des produits reçus et la finalisation des tâches dans un délai de 24 heures. 

Responsabilités secondaires 

• Effectuer d’autres activités liées à l’inventaire, notamment :  

• surplus de stock (Overstocks); 

• rappels de produits (Callbacks); 

• réinitialisations (Resets). 

• Effectuer des livraisons de pièces aux clients de façon sécuritaire lorsque nécessaire. 

• Soutenir les activités d’inventaire de la salle de vente (Front Room). 

• Participer à la gestion des consignes (cores) et des pièces défectueuses. 

• Maintenir la propreté du magasin :  

• planchers; 

• salles de bain; 

• mise en façade des produits; 

• époussetage; 

• stationnement. 

• Assister au besoin le gestionnaire en devoir (MOD) et participer à d’autres activités du magasin. 

Facteurs de succès 

• Excellentes compétences en communication. 

• Capacité à localiser et à approvisionner efficacement les pièces. 

• Bonnes connaissances en matière de sécurité. 

• Maîtrise des systèmes d’inventaire et de l’équipement du magasin, notamment :  

• chariot élévateur; 

• transpalette électrique ou manuel. 

• Maîtrise des systèmes de point de vente (POS) et de recherche de pièces. 

• Capacité à former les employés sur les systèmes d’inventaire et l’équipement du magasin. 

• Grande attention aux détails. 

Compétences essentielles 

• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite. 

• Capacité à effectuer des calculs mathématiques de base.

• Expérience préalable dans le commerce de détail, incluant le marchandisage et la gestion des stocks. 

• Capacité à conduire un chariot élévateur (si certifié et applicable), ainsi qu’à utiliser un diable de manutention et un transpalette. 

• Apparence soignée et comportement professionnel. 

• Aptitude à servir le public avec impartialité et professionnalisme. 

• Historique de travail démontrant stabilité et performance. 

• Disponibilité à travailler selon un horaire flexible, y compris les soirs, les fins de semaine et à court préavis. 

• Obligation de signaler immédiatement au directeur de magasin ou au directeur de district toute violation des politiques ou procédures de l’entreprise. 

Formation requise 

• Diplôme d’études secondaires (DES) ou certificat d’équivalence d’études secondaires (GED). 

The Hub Operations Lead is responsible for the day to day operations and workflow of all HUB functions to include execution of store Hub order fulfillment, Inventory control and all associated processes. Depending on the size and scope of the HUB operations, some HUB Operations Leads will lead 1 or more team members assigned to HUB operations.  These roles are HUB Inventory Specialist and HUB drivers.  The individual in this role should have good knowledge of store systems, basic parts knowledge, good interpersonal skills and prior experience leading other Team Members. The role has in-depth knowledge of the store inventory and requires the ability to network with nearby stores, Hubs, pdq and external suppliers for order fulfillment. The role owns responsibility for maintaining Hub company standards.  This position is full time. Position may require MVR certification, and should complete all training materials and attend all store meetings.

Primary Responsibilities

• Responsible for Hub operations and resolution of Hub orders and processes in a timely manner
• Responsible to provide direction, organize and delegate work and ensure execution related to leading HUB related Team members (Hub /Loop Drivers and Hub Inventory Specialist)
• Review Hub orders, pulling parts, stage product, finalize paperwork
• Interaction with internal and 3rd party Drivers on paperwork, instructions
• Engaging store to facility network to determine part sourcing and logistics solutions, work with ordering store for fulfillment options if unavailable in network
• Work with GM, DM and CSC support for proper inventory mix and levels
• Inventory accuracy and functions as it relates to the parts department and HUB inventory to include- Onhand accuracy of inventory, shrink results, Cycle Counts, Outages, Planograms, Maxi changes, Price Changes, Front & Face, Truck lead
• Manage and comply with all Hub records and all paperwork policies and procedures
• Urgently Communicate any risks or concerns regarding order fulfillment or shipments to the appropriate store leader(s)
• Lead stocking activities from replenishment orders, to include scanning in product and ensuring completion within 24 hours

 Secondary Responsibilities

• Additional Inventory activities including Overstocks, Callbacks, Resets
• Safely deliver parts to customers as needed
• Assist with Front Room Inventory functions
• Assist with cores and defects
• Fixed Activities: Store Cleanliness including floors, bathrooms, facing, dusting, parking lot
• Assist as needed with MOD and other store related actions

 Success Factors

• Friendly communication
• Ability to locate and stock parts
• Safety knowledge and skills
• Operating inventory systems and store equipment, including forklift, pallet jack and/or hand jack
• Operating POS and Parts lookup systems
• Ability to execute and train inventory systems and store equipment
• High attention to detail

Essential Job Skills Necessary for Success as a Hub Operations Manager

• Must be competent at oral and written communications and handle basic math computations.
• Should have prior retail experience, including basic merchandising and inventory management skills.
• Able to drive forklift, if certified and applicable, and use a hand truck and pallet jack.
• Should be well mannered, neat in appearance and possess the ability to meet and deal with the public in an unbiased manner.
• Previous work records should demonstrate stability and performance results.
• Scheduling factors necessitate that the individual should be able to come to work on short notice, and/or work flexible hours including nights and weekends.
• Immediately report to General Manager and/or District Manager any violation of company policy or procedure.

Prior Experience that Sets a Hub Operations Manager up for Success 

Inventory management in a retail environment or logistics center of operations

Education

High school diploma or general education degree (GED)

Certificates, Licenses, Registrations

None

Physical Demands 

The physical demands and work environment described here are representative of those that must be met by an employee to successfully perform the essential functions of this job, with or without reasonable accommodation. While performing the duties of this job, the employee will predominantly be walking or standing. The employee is required to be able to talk and hear and use hands and fingers to handle or feel; reach with hands and arms; climb or balance; and stoop, kneel, crouch, or crawl. The employee must frequently lift and/or move up to 50 pounds and occasionally lift and/or move up to 100 pounds. Specific vision abilities required by this job include close vision, distance vision, color vision, depth perception, and ability to adjust focus.

Work Environment

The work environment characteristics described here are representative of those an employee encounters while performing the essential functions of this job, with or without reasonable accommodation. While performing the duties of this job, the employee is usually working inside; however, they will occasionally be outside and exposed to various weather conditions while performing such tasks as installing batteries and wiper blades. The employee is also occasionally exposed to moving mechanical parts; high, precarious places; toxic or caustic chemicals; risk of electrical shock; explosives; and vibration. The noise level in the work environment is usually moderate.

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