Global Lead, Vendor Document Lifecycle & Strategy/Responsable Gestion documentaire fournisseurs H/F

Job Description Summary

Job Description

Roles and Responsibilities

• W2W Process Stewardship: Own the entire lifecycle of vendor documents process from the scope definition and structuring flow to scheduling and collection and from conversion to archiving and destruction. Map, document, and continuously improve processes to eliminate inefficiencies.
• Governance & Compliance: Establish and enforce document standards, including vendor requirements (DIS) list maxcase definition & harmonization across Product Lines, maxcase DIS applicability to all GEVP equipements, metadata schemas, naming conventions, validation rules and security classifications. Ensure adherence to global compliance standards engineering standards, data privacy laws, and industry-specific regulations.
• System Optimization & Digital Integration: Act as the business owner for the Vendor Document Management System (PLM). Partner with IT and execution team to define system requirements, oversee software updates, and champion the implementation of new tool platforms and automation tools to support process needs.
• Performance Management: Establish KPIs for process and documentation health (e.g., compliance, standard usage (direct release), clear requirements and scoping (zero non applicable documents), structure and content quality, time-to-retrieve, storage utilization). Analyze data to provide actionable insights to leadership.
• Change Management & Training: Lead change management across GEV to ensure global adoption of document standards. Develop training materials and conduct workshops for functional teams on effective document management practices. 
• Operational Excellence: Define and lead Kaizen events, conduct Gemba, develop Standard Work, create, and maintain quality documents, procedures, and work instructions. Utilize Lean methodologies to identify process improvements, reduce non-value-added efforts, and eliminate inefficiencies.
• Audit Support: Serve as the primary subject matter expert during internal and external audits, providing evidence of process control and document integrity
• Stakeholder Coordination: Act as a central point of contact for global teams, customers, and suppliers to ensure project deliverables meet expectations.  Coordinate with commercial, internal engineering teams, supply chain and projects and other document management teams (Customer Drawing Plan, Internal Documentation, Supplier Documentation and Operational and Maintenance Manuals).
• Strategic Communication: Prepare and present technical data and status updates to leadership (EB+), providing actionable recommendations for scheduling and business strategy
• Accountability: Timely solve any conflict among the different organizations, involving the scope of Document Structuring applicable to the different technologies.

Rôles et responsabilités :

• Gestion du processus W2W : Piloter l'intégralité du cycle de vie du processus de documentation fournisseur, de la définition du périmètre et de la structuration des flux jusqu'à la planification, la collecte, la conversion, l'archivage et la destruction. Cartographier, documenter et améliorer continuellement les processus afin d'éliminer les inefficacités.
• Gouvernance et conformité : Établir et faire respecter les normes documentaires, y compris la définition et l'harmonisation de la liste exhaustive des exigences fournisseurs (DIS) à travers toutes les gammes de produits, l'applicabilité des DIS à tous les équipements GEV, les schémas de métadonnées, les conventions de nommage, les règles de validation et les classifications de sécurité. Garantir le respect des normes mondiales de conformité, des normes d'ingénierie, des lois sur la protection des données et des réglementations spécifiques à l'industrie.
• Optimisation des systèmes : Agir en tant que responsable métier du Système de Gestion Documentaire (PLM). Collaborer avec le département informatique pour définir les besoins système, superviser les mises à jour logicielles et piloter la mise en œuvre de nouvelles plateformes et d'outils d'automatisation.
• Gestion de la performance : Définir des indicateurs clés de performance (KPI) pour la santé des processus et de la documentation (ex: conformité, utilisation des normes, clarté des exigences, structure et qualité du contenu, temps de récupération, utilisation du stockage). Analyser les données pour fournir des recommandations exploitables à la direction.
• Gestion du changement et formation : Mener la conduite du changement pour garantir l'adoption mondiale des normes documentaires. Développer des supports de formation et animer des ateliers pour les équipes fonctionnelles. Cela inclut la définition et la conduite d'événements Kaizen, la réalisation de Gemba, le développement du travail standard, ainsi que la création et la maintenance de documents qualité, de procédures et d'instructions de travail.
• Support aux audits : Agir en tant qu'expert métier principal lors des audits internes et externes, en fournissant des preuves de contrôle des processus et d'intégrité documentaire.
• Coordination des parties prenantes : Être le point de contact central pour les équipes mondiales, les clients et les fournisseurs afin de garantir que les livrables de projet répondent aux attentes. Coordonner avec les équipes commerciales, d'ingénierie interne, de chaîne d'approvisionnement, de projet et les autres équipes de gestion documentaire.
• Communication stratégique : Préparer et présenter les données techniques et les mises à jour de statut à la direction (EB+), en proposant des recommandations stratégiques pour l'activité.
• Responsabilité : Résoudre rapidement tout conflit entre les différentes organisations concernant la portée de la structuration documentaire applicable aux différentes technologies.

Required Qualifications

• Bachelor of Science in Engineering, Physics, Chemistry, Mathematics or Computer Science.
• Siginificant experience in Technical Management of Combined Cycle Projects.

Qualifications requises

• Formation : Diplôme en Ingénierie, Physique, Chimie, Mathématiques ou Informatique.
• Expérience significative en gestion technique de projets à cycle combiné.

Desired Characteristics

• System Proficiency:Proven experience with enterprise-grade document management platforms (e.g., PLM, documentum) and workflow automation software.
• Compliance Knowledge:Working knowledge of ISO standards, GDPR, or relevant industry-specific regulatory requirements.
• Strategic Thinking:Ability to see the "big picture" of data flow and how it impacts business outcomes.
• Strategic Leadership: Demonstrated ability to innovate and influence cross functional teams.
• Influence & Collaboration:Proven ability to influence cross-functional teams and stakeholders without direct authority.
• Project & People Management: Proven experience in guiding individual contributors and managing cross-functional projects to meet organizational objectives.
• Process Improvement: Strong Lean mindset with a track record of applying Lean tools to remove waste and optimize operational processes.
• Precision:An unwavering commitment to detail, accuracy, and process discipline.
• Resilience:Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment and troubleshoot technical or process-related roadblocks.
• Analytical Aptitude:Proficiency in using data to tell a story, identify performance gaps, and justify process investment.
• Results-Oriented: A self-starting, high-energy professional with a documented history of delivering measurable results.
• Industry & Product Knowledge: Solid understanding power generation  products, organizational structure, and internal processes.
• Technical Tool Proficiency: Knowledge and use of PLM, ERP and Scheduling Systems like Primavera P6.
• Communication & Presentation: Highly effective oral and written communication skills with the ability to present complex data to leadership across various levels.
• Quality & Operational Standards: Familiarity with ISO 9001:2015 quality standards and the flexibility to support regional and international travel.

Caractéristiques souhaitées :

• Maîtrise des systèmes :Expérience avérée avec des plateformes de gestion documentaire en entreprise (ex. : PLM, Documentum) et des logiciels d'automatisation de process.
• Connaissance de la conformité : Connaissance opérationnelle des normes ISO, du RGPD ou des exigences réglementaires spécifiques à notre secteur.
• Pensée stratégique : Capacité à appréhender la « vue d'ensemble » des flux de données et leur impact sur les résultats commerciaux.
• Leadership stratégique : Capacité démontrée à innover et à influencer des équipes interfonctionnelles
• Influence et collaboration : Capacité démontrée à influencer des équipes interfonctionnelles sans autorité directe.
• Gestion de projet et des ressources humaines : Expérience confirmée dans l'encadrement de contributeurs individuels et la gestion de projets transversaux afin d'atteindre les objectifs organisationnels.
• Amélioration des processus : Solide mentalité Lean, avec un historique d'application d'outils Lean pour éliminer le gaspillage et optimiser les processus opérationnels.
• Précision : Engagement indéfectible envers le détail, l'exactitude et la discipline des processus.
• Résilience : Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique et à résoudre les blocages techniques ou procéduraux.
• Aptitude analytique : Maîtrise de l'utilisation des données pour identifier les écarts de performance et justifier les investissements dans les processus.
• Orientation résultats : Professionnel autonome et dynamique, doté d'un historique documenté de résultats mesurables.
• Connaissance du secteur et des produits : Solide compréhension des produits de production d'énergie, de la structure organisationnelle et des processus internes.
• Maîtrise des outils techniques : Connaissance et utilisation du PLM, des ERP et des systèmes de planification comme Primavera P6.
• Communication et présentation : Excellentes compétences en communication orale et écrite, avec la capacité de présenter des données complexes à la direction.
• Normes opérationnelles et qualité : Connaissance des normes qualité ISO 9001:2015 et flexibilité pour effectuer des déplacements régionaux et internationaux.

Additional Information

Relocation Assistance Provided:No