Registrar – Prüfungsmanagement und Reporting (gn*)

Klu

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Manager or above
13 hours ago

SIE
Excel
Power Query
Power Automate

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Für unser Team Program Services suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Registrar – Prüfungsmanagement und Reporting (gn)* in befristeter Anstellung in Vollzeit oder vollzeitnaher Teilzeit. Die Stelle ist auf 2 Jahre befristet mit Möglichkeit auf Entfristung.

Verlässliche Prüfungsverfahren, aussagekräftige Daten, kluge Prozesse – dafür brauchen wir dich.

An der Kühne Logistics University (KLU) begleiten wir Studierende aus aller Welt durch ihr Studium. Unser Prüfungsamt sorgt dafür, dass Prüfungen gut organisiert, Anliegen sorgfältig bearbeitet und Studienleistungen zuverlässig dokumentiert werden. Mit einer wachsenden Studierendenschaft entwickeln wir auch unsere Abläufe und digitalen Instrumente weiter.
Du arbeitest gern mit Zahlen und verbindest sorgfältige Fallbearbeitung mit analytischem Denken? Gemeinsam mit unserer Registrar verantwortest du den Prüfungsbetrieb und entwickelst ihn weiter. Ihr arbeitet als Zweierteam auf Augenhöhe und gestaltet eure Aufgabenverteilung gemeinsam. Dein Schwerpunkt liegt auf Datenanalyse, Statistiken und Reporting.Die folgenden Aufgaben gehören zum gemeinsamen Verantwortungsbereich eures Zweierteams. Du übernimmst eigene Zuständigkeiten im Prüfungsbetrieb und die Federführung für Statistiken und Reporting. Dabei arbeitest du eng mit Studierenden, Lehrenden, dem Prüfungsausschuss und weiteren Hochschulbereichen zusammen. Die Weiterentwicklung von Prozessen und Instrumenten plant ihr schrittweise und stimmt Prioritäten und Umfang gemeinsam mit der Head of Program Services ab – mit Blick auf den laufenden Prüfungsbetrieb und die verfügbaren Kapazitäten.

Prüfungsorganisation: Duplanst undkoordinierst schriftliche undmündliche Prüfungen einschließlich derPrüfungsaufsichten undsorgst füreine zuverlässige Vorbereitung,Durchführung undNachbereitung.
Fallbearbeitung: Dubearbeitest prüfungsbezogene Anträge undkomplexe Vorgänge,beispielsweise zu Anerkennungen,Nachteilsausgleichen,Rücktritten,Fristverlängerungen oder Täuschungsverdacht. Dubereitest Entscheidungen desPrüfungsausschusses vor undsetzt sie um.
Prüfungsdaten und Abschlussunterlagen: Duerfasst undprüfst Ergebnisse,pflegst Prüfungsakten understellst Bescheinigungen,Zeugnisse undweitere Abschlussunterlagen.
Beratung und Kommunikation: Duberätst Studierende undLehrende auf Deutsch und Englischzu Prüfungsregelungen undindividuellen Anliegen –fachlich präzise undverständlich. Dubearbeitest Anfragen im Funktionspostfach undpflegst Informationen zu Verfahren undFristen. Die Kommunikationan Studierendengruppenerfolgt auf Englisch.
Statistiken und Reporting: Duübernimmst dieFederführung bei derAufbereitung undAuswertung prüfungsbezogener Daten sowie bei Berichten fürHochschulleitung,Qualitätsmanagement und externeStellen. Dabeiachtest du aufkonsistente Definitionen,Datenqualität undnachvollziehbare Ergebnisse.
Monitoring: Duentwickelst undpflegst gemeinsam mit deiner Kollegin Instrumente, diePrüfungsverläufe,Studienfortschritt undrelevante Fristen transparentmachen.
Prozessentwicklung und Wissensmanagement: Duerkennst Verbesserungsbedarfe,konzipierst Lösungen undsetzt sie nach Abstimmung um.Gemeinsam mit deiner Kollegin dokumentierst duVerfahren undbaust eine Wissensbasis für dietägliche Arbeit auf. Dabeiprüfst du, wodigitale Werkzeuge,Automatisierung und KIsinnvoll unddatenschutzkonform unterstützen können.

Fachlich

EinschlägigeBerufserfahrung in der Verwaltung, in der dukomplexe Regelwerke angewendet undFälle eigenständig bearbeitet hast. Einbestimmter Studien-oder Ausbildungsabschluss ist nichtVoraussetzung.
DieFähigkeit,Rechtstexte,Prüfungsordnungen undVerwaltungsvorschriften sicher zu erschließen und aufkonkrete Fälle anzuwenden.
Kenntnisse zu Datenschutz,Aufbewahrung und demUmgang mit vertraulichen Unterlagen.
Sehr gute Excel-Kenntnisse, einschließlich komplexer Formeln und Pivot-Auswertungen, sowie Erfahrung mitCustomer Relationship Management Systemen.
Deutsch auf Niveau C2: Duverstehst auch anspruchsvolle Rechtstexte undvermittelst Regelungen undihre Auswirkungen mündlich wie schriftlich präzise,differenziert undverständlich.
Englisch auf mindestens Niveau C1: DuberätstStudierende undLehrendesicher undverfasstklareInformationen fürunsereinternationaleStudierendenschaft.
Wünschenswert:ErfahrungimPrüfungsamtsowievertiefteKenntnisseimPrüfungs- undHochschulrecht.ZusätzlicheKenntnisse inDatenaufbereitung, Dashboards,Prozessautomatisierungoder datenschutzbewusstem KI-Einsatzsindein Plus –beispielsweisemit Power Query, Power BIoder Power Automate. Dumusst nicht alledieseWerkzeugebeherrschen.

Persönlich

Analytisch und zahlenaffin: DuarbeitestgernmitDaten,erkennstZusammenhänge undbereitestErgebnisse verständlich auf.
Eigenständig und kollaborativ: Duübernimmst Verantwortung fürdeine Aufgaben undstimmst dichim Zweierteam verlässlich ab.Gemeinsame Standards undgegenseitige Vertretung sind für dichselbstverständlich.
Serviceorientiert und verbindlich: Duerklärst auch komplexe Regelungen verständlich undkommunizierst respektvoll undklar –auch inschwierigen Situationen.
Strukturiert und sorgfältig: Dubehältst Fristen und Detailsim Blick,dokumentierst nachvollziehbar undsetzt Prioritäten,auch wenni m Prüfungsbetriebviel gleichzeitig passiert.
Digital interessiert und entwicklungsorientiert: Duhinterfragst bestehende Abläufe konstruktiv undentwickels tLösungen, dieauch bei steigenden Studierendenzahlen funktionieren. Neue IT- und KI-Anwendungen wecken deine Neugier.

Verantwortung und Gestaltungsspielraum: Eine eigenständige Fachrolle, in der du den Prüfungsbetrieb mitgestaltest und deine Stärken in Datenanalyse, Reporting und Prozessentwicklung einbringst.
Zusammenarbeit auf Augenhöhe: Du arbeitest als gleichrangiges Mitglied unseres Prüfungsamts im Team Program Services. Kurze Wege und die Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Hochschulbereichen ermöglichen einen direkten Austausch.
Fachliche und technische Unterstützung: Bei Entwicklungsprojekten arbeitest du mit der Head of Program Services, der internen IT und weiteren Fachbereichen zusammen. Für rechtlich anspruchsvolle Fragen steht externe juristische Beratung zur Verfügung.
Ein internationales Hochschulumfeld: Dich erwartet eine junge Universität in Hamburg mit englischsprachigen Studienprogrammen und einer vielfältigen Gemeinschaft von Studierenden, Lehrenden und Mitarbeitenden.
Arbeitsbedingungen, die passen: Flexible Arbeitszeit, 30 Tage Urlaub zzgl. Heiligabend und Silvester, betriebliche Altersvorsorge, Zuschuss zum Deutschlandticket und ein moderner Campus mit Blick aufs Wasser.

Wir wertschätzen Vielfalt
Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Du hast Fragen zur Position? Wende dich gern an Astrid Biele Mefebue, Head of Program Services, unter astrid.bielemefebue@klu.org.
Wir freuen uns auf Deine vollständige Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, relevante Zeugnisse) unter Angabe Deiner Gehaltsvorstellung und Deines frühestmöglichen Eintrittstermins, die Du uns über die E-Mail klu-jobs@m.personio.de oder über den "Bewerben"-Button einreichen kannst.

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