Program Assistant

Avis de Recrutement

Intitulé du poste : Assistant(e) de programme, STRIDES SÉNÉGAL

Lieu : Dakar, Sénégal

Contexte:

FHI 360 est une organisation à but non lucratif dédiée au développement humain, qui oeuvre à améliorer durablement les conditions de vie en promouvant des solutions intégrées et portées par les acteurs locaux. Notre équipe compte des experts dans les domaines de la santé, des menaces pour la santé publique, de l’éducation, de la nutrition, de l’environnement, du développement économique, de la jeunesse, de la recherche, de la technologie, de la communication et du marketing social, créant ainsi une combinaison unique de compétences pour relever les défis de développement interdépendants d’aujourd’hui.

Résumé du poste :

L’assistant(e) de programme du projet STRIDES (STRengthening Infectious disease DEtection Systems) au Sénégal est principalement chargé(e) d’apporter un soutien logistique, programmatique, opérationnel et administratif au projet. Il/elle travaillera avec le directeur du projet STRIDES Sénégal et ses collègues sur le terrain pour assurer la mise en place, la mise en œuvre et le bon fonctionnement des programmes nationaux, ainsi que le suivi et le reporting continus de ces programmes. Il/elle prépare des documents et des rapports, utilise les outils bureautiques, compile des données, organise et gère les dossiers, publie des informations et apporte son aide à ses collègues. L’assistant(e) de programme collecte et vérifie les données, synthétise et recoupe les informations, et coordonne et assure la gestion des archives. Il/elle constitue la principale ressource d’assistance pour le projet.

Responsabilités :

• Assiste le personnel chargé des programmes dans le traitement des demandes émanant des équipes régionales, du siège et d’autres membres du personnel.
• Coordonne les visites techniques, les autorisations de déplacement, les notes de frais, les paiements et les contrats afin de soutenir la mise en œuvre des programmes nationaux.
• Élabore des projets de budgets d’activités conformément aux termes de référence approuvés.
• Apporte son soutien à la révision des rapports trimestriels et organise les réunions téléphoniques consacrées à ces rapports.
• Apporte son soutien aux achats et assure le suivi des dépenses liées aux activités, selon les besoins.
• Planifie et participe aux réunions téléphoniques régulières avec les pays, prend des notes et assure le suivi des actions à mener.
• Gère les bases de données, les fichiers internes partagés, ainsi que l’intégrité et la sécurité des données, conformément aux normes de qualité et à la politique de l’entreprise.
• Effectuer les tâches quotidiennes de manière autonome et de sa propre initiative.
• Prépare des documents, des rapports et des supports d’information destinés aux consultants, au personnel et aux bailleurs de fonds.
• Participe à l’intégration et à la formation des nouveaux membres du personnel administratif et de soutien.
• Effectue des tâches techniques de base liées au programme, telles que la révision des plans de travail.
• S'assure que la documentation et les rapports font l'objet d'un suivi régulier et respectent les normes nationales et régionales.
• Effectue d’autres tâches connexes qui lui sont confiées.

Résolution de problèmes et impact :

• Traite des problèmes de nature courante relevant des procédures et politiques standard.
• Travaille de manière autonome et au sein d’une équipe sur des projets ou programmes spéciaux, ponctuels ou récurrents.
• Fait preuve de discernement dans le cadre de pratiques et de politiques définies pour s’acquitter de ses tâches.
• Les décisions prises ont généralement une incidence sur son propre poste ou sur un domaine fonctionnel spécifique.

Supervision exercée/reçue :

• N’a aucune responsabilité de supervision.
• Fait preuve d’autonomie de jugement pour déterminer l’organisation du travail et les priorités.
• Reçoit des instructions concernant les nouvelles missions.
• Relève du directeur de projet pour le Sénégal, STRIDES.

Formation :

Au minimum un diplôme de niveau bac +2 (ou son équivalent international) en services de la connaissance/de l’information, en communication, en éducation, en santé, en sciences du comportement, en sciences de la vie et sciences sociales, en développement international, en développement humain ou dans un domaine connexe ; un diplôme de niveau bac +4 est préférable.

Expérience :     

• Généralement, 0 à 2 ans d’expérience dans le domaine des programmes et du soutien administratif sont requis.    
• Exprimé clairement, professionnel et capable de communiquer de manière claire et positive avec les clients et le personnel.    
• Doit être capable de lire, d'écrire et de parler couramment le français ; une maîtrise professionnelle de l'anglais est souhaitée.      
• Une expérience préalable au sein d’une organisation non gouvernementale (ONG) est un atout.

Exigences physiques habituelles :

• Environnement de bureau classique.
• Capacité à passer de longues heures devant un écran d’ordinateur et à effectuer des tâches répétitives au clavier.
• Capacité à rester assis et debout pendant de longues périodes.
• Capacité à soulever/déplacer jusqu’à 2,5 kg.

Technologies à utiliser :

Ordinateur de bureau/portable, applications Microsoft (c'est-à-dire Office 365, SharePoint, Skype/Zoom/Teams), téléphone portable/technologies mobiles et matériel de bureau standard.

The expected hiring salary range for this role is XOF 9,400,000 - 11,000,000 for annual basic salary. When determining an offer amount, FHI 360 factors in multiple considerations, including but not limited to: relevant years of experience and education possessed by the applicant, internal equity, market pay, and budget.  For internal candidates, salary placement will also follow FHI 360’s current promotional increase guidelines.

This job posting summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.

FHI 360 is anequal opportunity employer whereby we do not engage in practices that discriminate against any person employed or seeking employment based on race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national or ethnic origin, age, marital status, physical or mental disability, protected Veteran status, or any other characteristic protected under applicable law.

Our values and commitments to safeguarding:FHI 360 is committed to preventing any type of abuse, exploitation and harassment in our work environments and programs, including sexual abuse, exploitation and harassment. FHI 360 takes steps to safeguard the welfare of everyone who engages with our organization and programs and requires that all personnel, including staff members and volunteers, share this commitment and sign our code of conduct. All offers of employment will be subject to appropriate screening checks, including reference, criminal record and terrorism finance checks. FHI 360 also participates in the Inter-Agency Misconduct Disclosure Scheme (MDS), facilitated by the Steering Committee for Humanitarian Response. In line with the MDS, we will request information from job applicants’ previous employers about any substantiated findings of sexual abuse, exploitation and/or harassment during the applicant’s tenure with previous employers. By applying, job applicants confirm their understanding of these recruitment procedures and consent to these screening checks.

FHI 360 will consider for employment all qualified applicants, including those with criminal histories, in a manner consistent with the requirements of applicable state and local laws.

FHI 360 will never ask you for your career site username or password, and we will never request money, goods or services during the application, recruitment or employment  process. If you have questions or concerns about correspondence from us, please emailCareerCenterSupport@fhi360.org.

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