Program Assistant

Description du poste : 

Fournir un soutien administratif de base pour un projet principal et/ou des opérations techniques (par exemple, coordonner des réunions, organiser des déplacements, traiter les notes de frais). Appuyer la planification et exécution de projet et technique initiatives. Assister avec le surveillance de progrès vers l'atteinte des objectifs et le respect des échéances, communication des résultats au personnel concerné. 

Communique fréquemment avec le personnel et ses collègues. 

Responsabilités principales: 

Soutien programmatique : 

• Fournir administratif soutien y compris calendrier gestion, planification, et gérer les dépenses. 

• Participe aux réunions de projet et prépare les notes et mémos avant et après les réunions . 

• Plan pour lié au projet réunions; réservation conférence chambres; commande restauration; préparation des matériaux, etc. 

• Soutien logistique arrangements pour événements, conférences, et ateliers, y compris les invitations et l'approvisionnement en matériel, fournitures, rafraîchissements, etc. 

• Soutien départements, pratiques et/ou projets à gérer électronique fichiers et/ou revoir pour assurer l'achèvement. 

• Fournir un soutien en matière de communication ; constituer des dossiers pour les parties prenantes externes ; assurer le suivi des communications matériels inventaire et travail avec équipes à demande supplémentaire matériels, au besoin. 

• Soutien logistique arrangements pour événements, conférences, et ateliers, y compris les invitations et l'approvisionnement en matériel, fournitures, rafraîchissements, etc. 

• Prise réunion notes et maintenir projet fichiers. Maintient dépôt système de documents relatifs à la sous-convention . 

Administration programmatique : 

• Soutenir les activités de déplacement du personnel et des consultants, y compris la préparation des autorisations de dépenses, obtention client voyage approbation, fonctionnement avec Voyage Département à obtenir Billets d'avion et avances, et justificatifs des frais de déplacement lorsque cela est requis. 

• Participer à la collecte d'informations destinées à la rédaction de rapports et à la mise en forme des ébauches de rapports. 

• Tenir à jour la liste de diffusion des rapports de projet. 

• Envoyez des rappels à l'équipe pour qu'elle respecte les délais de reporting. 

• Servir de soutien aux autres personnes de même niveau. 

• Mettre en place un site de gestion de documents ( site de partage de fichiers). 

• Assurer la maintenance, la copie et la coordination du stockage et de l'archivage des fichiers. 

Exigences techniques : 

• Participer à la collecte, à l'examen et à l'analyse de base des données techniques. 

• Fournit basique technique soutien dans le développement et dissémination de outils, documents, rapports, articles et interventions pour les projets. 

• Sous surveillance conduit recherches de publié littérature, mobile logiciel sites, blogs, sur des questions en constante évolution. 

• Fournit un soutien technico-administratif pour la préparation et la finalisation du plan de travail. 

Support opérationnel (sécurité, informatique, RH, etc.) : 

• Publier les descriptions de poste. 

• Organiser des entretiens. 

• Mettre en place le matériel technologique pour les réunions. 

• Dépannage des problèmes d'équipement. 

• Conservez et mettez à jour votre liste de contacts. 

financier : 

• Paiement traitement: recevoir factures dans financier système de enregistrer, compiler Les dossiers de paiement, l'obtention des approbations et leur soumission pour traitement. 

• Consultant soutien: compiler consultant accord colis, obtenir approbations, et Téléchargement dans le système financier d'enregistrement. 

• Fournir indiquer de contact soutien pour projet personnel, tel comme traitement demandes de remboursement et factures. 

• Peut contribuer à l'élaboration du processus budgétaire du projet . 

• Lire et interpréter le budget pour comprendre le suivi. 

• Peut suggérer des éléments de budget/une approche pour les tâches. 

• Configurer les bons de commande dans le système financier de référence (siège social uniquement). 

• Peut aider à obtenir des informations sur les coûts (autres coûts directs (OCD), frais d'hôtel, etc.). 

Soutien au développement commercial et à la gestion des propositions : 

• Assistance et suivi des livrables contractuels : au besoin, assistance pour la révision et le téléchargement des projets rapports et livrables à le Développement Expérience Centre d'échange et à L'échange de connaissances interne. 

• Appuyer les efforts de développement commercial, notamment en aidant à la préparation des propositions et à la documentation mise en forme, organisationnel graphique mise en forme, et performance bureau recherche, au besoin. 

Compétences: 

Il existe 31 compétences de développement FHI360. Pour ce poste en particulier, l'accent sera mis sur : 

• Gestion de projet (planification et gestion du temps) - évalue avec précision la durée et la difficulté de tâches (ensembles) objectifs/buts/mesures). Pauses vers le bas travail dans mesures, Planification, affectation des tâches et des personnes. Gestion efficace du personnel, du temps et des ressources . Organise l'information est présentée de manière utile et il orchestre plusieurs activités simultanément. 

• Problème Résolution – analyse problèmes, cherche saisir depuis autres et considère un variété de solutions. Choisit les solutions les plus efficaces et efficientes en tenant compte de leur impact sur les autres projets et tâches. 

• Compétences techniques et apprentissage – abandon des processus et procédures obsolètes, recherche de ressources à améliorer technique compétences, et facilement apprend nouveau industrie processus, systèmes et produits. 

• Employés sont attendu à posséder ou avoir haut potentiel pour développement de ces trois compétences fondamentales. 

Connaissances et compétences: 

• Articuler, professionnel et capable à communiquer dans un clair, positif manière avec clients et le personnel. 

• Doit être capable à lire, écrire et parler courant Anglais, courant dans hôte pays langue le cas échéant. 

• Connaissances de base des concepts, pratiques et procédures liés à la conception de projets. 

• Excellentes compétences en communication orale et écrite . 

• Maîtrise avérée de la suite logicielle Microsoft Office. 

• Capacité à résoudre les problèmes et à recommander des mesures correctives au besoin. 

• Un sens aigu de l'organisation et une grande attention aux détails sont indispensables pour respecter les délais du projet. 

• Efficace communications dans information commun par assurer attention est payé à le éléments spécifiques (par exemple, la mise en forme) de la communication, livraison réussie et responsabilité pour des éléments spécifiques (par exemple, la mise à jour des échéanciers). 

Résolution de problèmes et impact: 

• Travaille sur des problèmes de portée limitée. 

• Les problèmes sont de nature routinière et relèvent de procédures et de politiques standard. 

• Travaille de manière autonome et en équipe sur des projets spéciaux, ponctuels et continus . 

• Fait preuve de discernement dans le cadre des pratiques et politiques définies pour accomplir ses tâches. 

• Les décisions prises ont généralement une incidence sur son propre poste ou sur un domaine fonctionnel spécifique. 

Supervision donnée/reçue : 

• N'a aucune responsabilité de supervision. 

• Fait preuve de discernement pour déterminer le flux de travail et les priorités. 

• Reçoit des instructions concernant ses nouvelles missions. 

• Relève généralement d'un responsable . 

Éducation 

• Diplôme de niveau bac+2 ou son équivalent international en société civile, communication et études sociales 

Commercialisation, Économique Développement, Éducation, le Environnement, Genre, Santé, Nutrition, recherche, technologie et jeunesse ou un domaine connexe. 

Expérience: 

• Typiquement nécessite 1 - 3 années de pertinent administratif expérience justificatif projets et/ou un domaine de pratique technique. 

• Une expérience préalable au sein d'une organisation non gouvernementale (ONG) est préférable. 

• Une expérience préalable avec la suite Microsoft Office est préférable. 

Exigences physiques typiques: 

• de bureau typique . 

• Capacité à dépenser long heures regarder à ordinateur écran et faire répétitif travail sur un clavier. 

• Capacité à rester assis et debout pendant de longues périodes . 

• Capacité à soulever/déplacer jusqu'à 2,3 kg. 

Technologie à utiliser: 

• Ordinateur personnel/portable, applications Microsoft (ex. : Office 365, SharePoint, Skype/Zoom/Teams), cellule téléphone/mobile technologie, et standard bureau équipement. 

Exigences de voyage: 

• Moins de 10% 

**Ou une combinaison équivalente de formation et/ou d'expérience pertinentes suffisantes pour réussir le clé responsabilités de le emploi. Ce emploi description résumé le principal devoirs de Le présent document décrit la fonction. Il ne prescrit ni ne limite les tâches exactes qui peuvent être confiées pour l'exécution de ces fonctions. Ce document ne constitue en aucun cas un contrat de travail. La direction se réserve le droit de le réviser à tout moment. 

The expected hiring salary range for this role is USD 16,500 - 22,000 annually for gross salary (basic and allowances) for national local hire; When determining an offer amount, FHI 360 factors in multiple considerations, including but not limited to: relevant years of experience and education possessed by the applicant, internal equity, market pay, and budget.  For internal candidates, salary placement will also follow FHI 360’s current promotional increase guidelines.

This job posting summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.

FHI 360 is anequal opportunity employer whereby we do not engage in practices that discriminate against any person employed or seeking employment based on race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national or ethnic origin, age, marital status, physical or mental disability, protected Veteran status, or any other characteristic protected under applicable law.

Our values and commitments to safeguarding:FHI 360 is committed to preventing any type of abuse, exploitation and harassment in our work environments and programs, including sexual abuse, exploitation and harassment. FHI 360 takes steps to safeguard the welfare of everyone who engages with our organization and programs and requires that all personnel, including staff members and volunteers, share this commitment and sign our code of conduct. All offers of employment will be subject to appropriate screening checks, including reference, criminal record and terrorism finance checks. FHI 360 also participates in the Inter-Agency Misconduct Disclosure Scheme (MDS), facilitated by the Steering Committee for Humanitarian Response. In line with the MDS, we will request information from job applicants’ previous employers about any substantiated findings of sexual abuse, exploitation and/or harassment during the applicant’s tenure with previous employers. By applying, job applicants confirm their understanding of these recruitment procedures and consent to these screening checks.

FHI 360 will consider for employment all qualified applicants, including those with criminal histories, in a manner consistent with the requirements of applicable state and local laws.

FHI 360 will never ask you for your career site username or password, and we will never request money, goods or services during the application, recruitment or employment  process. If you have questions or concerns about correspondence from us, please emailCareerCenterSupport@fhi360.org.

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