Lead Admin. Associate, Customer Care

Before you apply to a job, select your language preference from the options available at the top right of this page.

Explore your next opportunity at a Fortune Global 500 organization. Envision innovative possibilities, experience our rewarding culture, and work with talented teams that help you become better every day. We know what it takes to lead UPS into tomorrow—people with a unique combination of skill + passion. If you have the qualities and drive to lead yourself or teams, there are roles ready to cultivate your skills and take you to the next level.

Job Description:

A continuación, se describe la naturaleza general del cargo por medio de una lista de actividades que son requeridas para llevar a cabo el trabajo:

1. Gestión Integral de Licitaciones y Plataformas de Contratación

• Ciclo Completo de Licitaciones: Elaborar, estructurar y ejecutar licitaciones desde la etapa pre-contractual hasta su posterior liquidación, velando por el estricto cumplimiento de los requisitos jurídicos, técnicos y financieros exigidos.
• Análisis de Pliegos: Analizar detenidamente los requisitos y elaborar propuestas competitivas asegurando el cumplimiento de los plazos y exigencias establecidos en los pliegos de condiciones.
• Gestión del Proceso y Documentación: Coordinar la documentación desde los aspectos jurídicos, técnicos y financieros con el fin de cumplir los requerimientos de las entidades de orden público y privado.
• Formulación de Observaciones: Realizar observaciones y aclaraciones pertinentes en las diferentes etapas de las convocatorias y licitaciones.
• Administración de Plataformas: Administrar y operar activamente las plataformas de contratación estatal y privada (SECOP I, SECOP II, SAP Ariba, Bionexo, Ecopetrol, Inccompra, entre otras), garantizando la conformidad con los procesos regulatorios.
• Garantías y Pólizas: Tramitar de manera oportuna las pólizas de seriedad de la oferta requeridas para la presentación de los procesos licitatorios.

2. Gestión de Contratos de Comodato y Suministros

• Legalización de Contratos: Legalizar oportunamente contratos de suministros y comodato con entidades públicas y privadas, garantizando su correcto cargue y actualización.
• Trámites Financieros y Garantías Contractuales: Gestionar con precisión la documentación de soporte como cheques, anticipos, consignaciones, pago de estampillas y expedición de pólizas de cumplimiento según sea el caso.
• Elaboración y Control en Agiloft: Elaborar contratos de comodato y otrosí para Aliados Estratégicos y Clientes Directos, y realizar el cargue correspondiente en la herramienta corporativa destinada para esto: Agiloft.
• Recopilación de Requisitos: Solicitar y verificar la documentación legal y administrativa necesaria para la elaboración de contratos de comodato para Aliados Estratégicos y Clientes Directos.
• Custodia del Repositorio: Ser responsable directo del repositorio documental de contratos y ofertas para garantizar la cobertura y el respaldo de las relaciones comerciales con los clientes.

3. Gestión Financiera, Facturación y Mitigación de Riesgo de Cartera:

• Radicación Electrónica: Garantizar la radicación satisfactoria del 100% de la facturación electrónica mediante las plataformas de los clientes, detectando y resolviendo inconsistencias a tiempo para proteger el flujo de caja.
• Optimización de Procesos: Realizar el mapeo y optimización del proceso de radicación por cada cliente, identificando cuellos de botella para reducir activamente la tasa de rechazo de documentos.
• Ciclo Comercial: Gestionar con precisión y oportunidad el ciclo de órdenes de venta, devoluciones, notas crédito y notas débito de los clientes asignados.

4. Administración Documental "End-to-End" (E2E) y Funciones Varias

• Ofertas y Cotizaciones: Crear oportunamente ofertas comerciales y cotizaciones que cumplan estrictamente con los estándares de calidad establecidos, listas de precios y políticas de la compañía.
• Comunicaciones de Precios y Rebates: Elaborar y enviar comunicados oficiales de Listas de Precios y gestionar las comunicaciones de rebates dirigidas a clientes y aliados estratégicos.
• Correspondencia Externa: Elaborar correspondencia y comunicaciones externas según las necesidades de los clientes, manteniendo el control de su respectivo consecutivo.
• Ingreso de Equipos: Coordinar y asegurar los trámites internos necesarios para la ejecución y entrega de la documentación requerida para el ingreso de equipos en las instalaciones de los clientes.
• Tratamiento de Datos: Recopilar, registrar y custodiar las Autorizaciones de Tratamiento de Datos Personales en el sistema de gestión, cumpliendo con las políticas de privacidad (Habeas Data).
• Continuidad Operativa: Apoyar el reemplazo en las vacaciones o ausencias de las actividades de los demás miembros del equipo para asegurar la continuidad del servicio.
• Relacionamiento Estratégico: Fomentar y mantener excelentes relaciones con los clientes internos y externos a través de la entrega de servicios de alta calidad y oportunidad.
• Otras Funciones: Ejecutar otras funciones afines que el Líder o Supervisor estime convenientes según las necesidades de la operación.

5. Gobierno, Cumplimiento y Mejora Continua

• Políticas de Servicio: Asegurar el cumplimiento estricto de los procesos, procedimientos y políticas de servicio y comerciales de la compañía.
• Proyectos de Automatización: Participar activamente y aportar soluciones de automatización y mejoras continuas de los procesos que se desarrollan dentro del equipo, orientadas a elevar la productividad.
• Auditorías y Comités: Brindar soporte operativo en auditorías internas o externas y participar en comités de seguimiento y reuniones de novedades.

Employee Type:
 

UPS is committed to providing a workplace free of discrimination, harassment, and retaliation.