Konsultuppdrag | Collaboration Workplace Lead

Period: 2026-11-02 to 2026-12-31 &
Språk: Flytande i Svenska & Engelska
Pris: 930:-

Kunden vill ta fram en tydligare och mer standardiserad struktur för videokonferens och mötesytor. Uppdraget ska ge en nulägesbild av befintliga lösningar, arbetssätt och behov samt skapa ett tekniskt ramverk som förenklar användning, livscykelhantering och support.

Syftet med uppdraget är att:

Skapa en kvalitetssäkrad nulägesbild av kundens mötesrum, teknisk och utifrån användarupplevelse.
Etablera standarder och principer som ger en enhetlig, användarvänlig och driftsäker mötesupplevelse i hela organisationen.
Förenkla implementation, förvaltning och support genom exempelvis tydliga typrum, konfigurationer och principer.
Skapa en långsiktigt hållbar styrning med relevanta KPI, uppföljning och principer för livscykelhantering och rapportering.
Ta fram prioriterade rekommendationer för att säkerställa att verksamhetsbehoven tillgodoses.

Uppdragsbeskrivning:

Inventering och nulägesanalys

Genomföra en nulägesanalys av kundens befintliga mötesrum, mjukvara, hårdvara och användarvänlighet.

Inventera befintliga mötestyper, arbetssätt och manualer.
Genomföra intervjuer med utsedda nyckelpersoner.
Bedöma behovet av en nöjdhetsenkät. Enkäten kan ersättas av redan genomförd medarbetarundersökning.
Analysera befintliga licenser och verktyg för digitala möten, resursbokning och smart Workplace.
Analysera systemkonfiguration, säkerhet, provisionering och hantering av mötesrum och arbetsplatser.
Analysera befintliga bokningsskärmar.
Analyser av Teams admin center i förhållande till PMP och vad det skulle innebära.

Standardisering av mötesrum

Ta fram ett användbart ramverk för renodling, implementation, underhåll och användning.

Aktiviteter

Ramverk för standardisering av mötesrum och arbetsplatser
Standardkonfiguration för typrum
Namnstandard och rumsstruktur
Policyramverk för mötesytor och arbetsplatser
Implementeringsunderlag
Digitala användarguider
Förvaltnings- och supportrekommendation
Slutrapport och rekommendationer

Rollbeskrivning:

Vi söker en senior konsult som kan ta rollen som Collaboration Workplace Lead och driva analys och standardisering av våra mötes- och arbetsplatsupplevelser med största fokus på videokonferenser.

Uppdraget är strategiskt/taktiskt med stort inslag av teknisk rådgivning.
Arbetsledning
På egen hand driva sitt arbete självständigt med stöd från beställaren
Dokumentera och redovisa löpande progress
Hålla i workshops och avstämningar
Koordinera intressenter
Utveckla teknisk design
Etablera en high level design för mötesrumstruktur och principer
En low level design för att konkret matcha övergripande design mot tekniska policys/funktioner
Standardisera Teams och mötesrum
Föreslå ett standardiserat tekniskt ramverk
Skapa policystruktur
Ta fram standarder och runbooks för provisionering och livscykelhantering (exempelvis säkerhetspatchar och versionsuppdateringar)
Standardiseringen ska gälla för alla kundens rum där det finns videoutrustning
Säkerställa användarvänlighet i rummen i förslag av funktion och teknisk konfiguration
Stödja strategiska beslut
Identifiera förbättringsområden och kostnadsunderlag
Bidra till utbildning
Ta fram underlag som ligger till grund för framtida utbildningsinsatser

Kompetensprofil:
Senior erfarenhet av Modern Workplace / Digital Workplace

Stark kunskap inom:
Microsoft Teams & Teams Rooms
Hybridarbete / möteslösningar
Utrustning och utformning i konferensrum (hårdvara)

Erfarenhet av:
Teknisk rådgivning inom området
Tekniska implementeringar inom området
Workshopledning och förändringsarbete
Stakeholder management
Förmåga att arbeta självständigt

Personliga egenskaper:
Strukturerad och leveransfokuserad
Stark kommunikativ förmåga
Förmåga att omsätta behovsanalys till praktik
Trygg i rådgivande roll mot ledning och tekniska specialister

Övrigt:
Erfarenhet av Flowscape och/eller Microsoft Places är meriterande
Erfarenhet från större organisationer och komplexa miljöer är ett plus