Facilities Specialist

Work Schedule

Environmental Conditions

Job Description

직무 개요 (Job Overview)

Facilities Specialist는 담당 사업장의 안정적이고 효율적인 운영을 위해 시설 및 부동산 관리(Real Estate & Facilities Management) 전반을 지원하는 역할입니다.

시설 유지보수, 협력업체 및 계약 관리, 구매·예산 관리, 사무공간 운영, 안전·규정 준수 등의 업무를 수행하며, 사내 유관부서 및 외부 협력업체와 긴밀히 협업합니다. 일상적인 시설 운영을 지원하고, 필요시 간단한 유지보수 및 현장 지원 업무도 직접 수행합니다.

주요 업무

Facilities & Site Operations

• 담당 사업장의 일상적인 시설 운영 및 유지보수 업무 지원
• 건물 설비(HVAC, 전기·기계, 소방 등) 및 시설 상태 점검, 운영 이슈 대응
• 사무공간 조정, 가구 이동, 간단한 수리 등 현장 중심의 시설 지원 업무 수행
• 시설 운영 효율성, 서비스 품질 및 비용 개선 활동 지원

Vendor, Procurement & Contract Management

• 시설 관련 외부 협력업체 및 서비스 제공업체 관리, 서비스 품질 모니터링
• 시설 관련 구매, 공급업체 선정 및 계약 체결·갱신 프로세스 지원
• 사내 유관부서, 건물 관리사무소 및 외부 협력업체 간 커뮤니케이션 조율

Budget & Financial Administration

• 시설 운영 예산 및 비용 모니터링, 지출 내역 관리 지원
• 구매주문서(PO), 청구서(Invoice), 비용 지급 요청 등 관련 행정·재무 업무 수행

Safety, Compliance & Workplace Support

• 사업장 안전 및 관련 법규 준수를 위한 시설 점검, 감사 및 개선 활동 지원
• 사무실 이전·확장, 공간 배치 및 시설 개선 프로젝트 지원
• 원격 사업장 시설 운영 지원 및 긴급 시설 이슈 발생 시 대응

지원 자격

• 신입 또는 시설관리(Facilities Management), 부동산 관리(Property Management), Workplace Operations, Hospitality 등 관련 분야 경력자
• 시설 운영 및 기본적인 건물 설비에 대한 이해 또는 관련 업무를 학습하려는 의지
• 사내 이해관계자 및 외부 협력업체와 원활하게 협업할 수 있는 커뮤니케이션 역량
• 다양한 운영 이슈에 유연하게 대응하고 업무 우선순위를 관리할 수 있는 역량
• 현장 업무를 포함한 시설 운영 전반에 적극적으로 참여할 수 있는 Hands-on Mindset
• Microsoft Office 활용 능력
• 한국어 및 영어 커뮤니케이션 역량

우대 사항

• 시설관리, 부동산 관리, Workplace Operations 또는 Hospitality 관련 업무 경험
• HVAC, 전기·기계, 소방 및 건물 관리 시스템(BMS) 등 기본적인 건물 설비에 대한 이해
• 시설 관련 협력업체 관리, 구매, 계약 또는 예산 관리 경험
• 시설 개선, 사무실 이전·확장 또는 Workplace 관련 프로젝트 경험
• 사업장 안전·보건 및 시설 관련 법규에 대한 이해

Job Overview

The Facilities Specialist supports the day-to-day delivery of Real Estate and Facilities Management (REFM) services to ensure a safe, efficient, and well-maintained workplace environment.

This role involves facilities operations, maintenance coordination, vendor and contract management, procurement, budget administration, workplace services, and safety compliance. Working closely with internal stakeholders and external service providers, the position supports daily facilities activities, resolves operational issues, and provides hands-on assistance when required.

Key Responsibilities

Facilities & Site Operations

• Support daily facilities operations and maintenance activities across assigned sites.
• Monitor building systems (HVAC, mechanical, electrical, fire protection, etc.) and facility conditions, and assist in resolving operational issues.
• Perform hands-on facilities tasks, including minor repairs, office setups, furniture moves, and workplace adjustments as needed.
• Support initiatives to improve operational efficiency, service quality, and cost effectiveness.

Vendor, Procurement & Contract Management

• Coordinate external service providers and monitor vendor performance to ensure effective service delivery.
• Support facilities-related procurement, vendor sourcing, and contract administration, including renewals.
• Coordinate communication among internal stakeholders, building management, vendors, and contractors.

Budget & Financial Administration

• Assist in monitoring facilities budgets, expenses, and financial activities.
• Coordinate purchase orders, invoices, payment requests, and other facilities-related administrative processes.

Safety, Compliance & Workplace Support

• Support facilities-related health, safety, and compliance activities, including inspections, audits, and corrective actions.
• Assist with office relocations, space planning, workplace improvements, and facilities projects.
• Provide facilities support for remote sites and assist in responding to operational incidents or emergencies as required.

Qualifications

• Open to entry-level candidates and individuals with relevant experience in Facilities Management, Property Management, Workplace Operations, Hospitality, or related fields.
• Basic understanding of facilities operations and building systems, or a willingness to learn.
• Good interpersonal and communication skills with the ability to collaborate effectively with internal and external stakeholders.
• Strong organizational and problem-solving skills with the ability to manage multiple tasks and changing priorities.
• Proactive, hands-on approach with a willingness to support both administrative and on-site facilities activities.
• Proficiency in Microsoft Office applications.
• Good verbal and written communication skills in Korean and English.

Preferred Qualifications

• Previous experience in facilities management, property management, workplace operations, or hospitality.
• Familiarity with building systems such as HVAC, mechanical and electrical systems, fire protection, or Building Management Systems (BMS).
• Experience in vendor coordination, procurement, contract administration, or budget management.
• Experience supporting facilities projects, office relocations, or workplace improvements.
• Knowledge of local health, safety, and regulatory requirements related to facilities operations.