Office Manager (m/w/d) in Teilzeit - 20 Stunden/Woche · Leipzig · 100 % vor Ort im SpinLab

Deine Rolle bei eCovery

Deine Aufgabenbereiche

Büroorganisation & Ausstattung

• Du sorgst dafür, dass unsere Büroräume im SpinLab ordentlich, sauber, organisiert und funktional bleiben

• Du kümmerst Dich um Snacks, Kaffee, Verbrauchsmaterialien und Büroausstattung

• Du bearbeitest Eingangs- und Ausgangspost sowie Pakete und sorgst für die interne Verteilung

Telefon & Dokumentenmanagement

• Du betreust unsere Telefonzentrale und leitest eingehende Anliegen intern an die richtigen Ansprechpartner weiter

• Du bearbeitest, digitalisierst und archivierst Schriftverkehr

• Du sorgst für eine strukturierte Ablage und Dokumentenorganisation

Administration & Organisation

• Du bearbeitest organisatorische und administrative Aufgaben im Tagesgeschäft eigenständig

• Du betreust unser zentrales E-Mail-Postfach

• Du bereitest Protokolle für Jour fixes vor und führst sie

• Du stimmst Dich mit Dienstleistern, Vermietern und externen Ansprechpartnern ab

• Du unterstützt bei Versicherungs-, Ausstattungs- und Organisationsthemen

• Du übernimmst kleinere Recherche-, Abstimmungs- und Sonderaufgaben

Tool- & IT-Organisation

• Du erstellst, änderst und dokumentierst Benutzerzugänge

• Du verwaltest Tools, Accounts und Berechtigungen, zum Beispiel in Microsoft 365

• Du prüfst einfache IT- und Tool-Anfragen vor und leitest sie bei Bedarf an unseren IT-Service weiter

• Du recherchierst eigenständig Lösungen für unkritische Tool- und IT-Themen

• Du setzt einfache, unkritische Konfigurationen selbstständig um

Meetings, Events & Fuhrpark

• Du übernimmst die operative Organisation unserer Quartalsmeetings von Reise- und Unterkunftsbuchungen über Verpflegung und Teamaktivitäten bis zur praktischen Vorbereitung und Umsetzung vor Ort
• Du sorgst bei Meetings dafür, dass Räume gebucht sind, die leckersten Snacks und die benötigten Materialien bereitstehen
• Du kümmerst Dich um organisatorische Themen rund um unseren Fuhrpark, zum Beispiel Termine, Wartungen, Abstimmungen und Unterlagen

In Ausnahmefällen unterstützt Du unseren Kundensupport, zum Beispiel bei Krankheit, Urlaub oder ungewöhnlich hohem Aufkommen.

• Eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen, organisatorischen oder administrativen Bereich, zum Beispiel als Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellter oder eine vergleichbare Qualifikation

• 1 bis 2 Jahre Berufserfahrung im organisatorischen, administrativen oder operativen Umfeld

• Sicherer Umgang mit gängigen digitalen Tools, insbesondere Microsoft 365

• Hohe IT-Affinität und die Bereitschaft, Dich eigenständig in Tools, Accounts und einfache technische Admin-Themen einzuarbeiten

• Eine selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise mit einem hohen Maß an Verantwortungsbewusstsein

• Hands-on-Mentalität

• Kommunikationsfähigkeit und Teamorientierung

• Diskreter Umgang mit internen Informationen

• Interesse an einem 100 % Bürojob ohne Remote Work (5 Tage die Woche)

• Purpose: Deine Zeit und Energie fließen in ein sinnvolles Produkt, das Menschen hilft. 

• Ausstattung: Ob du lieber mit Windows oder Apple arbeitest, kannst du dir frei aussuchen. Dein Arbeitsplatz wird in Abstimmung mit dir bestmöglich eingerichtet.

• Einfluss: Du bist eingeladen, aus deinem täglichen Kontakten Input zur Produktweiterentwicklung zu geben.

• Arbeitsumfeld: Unsere moderne Arbeitsumgebung im Leipziger „SpinLab“ wird dich begeistern. Wir bieten Raum für konzentriertes Arbeiten und Möglichkeiten zum kreativen Austausch. 

• Gutes Arbeitsklima: Wir alle glauben an unsere Idee und arbeiten mit Leidenschaft daran. Wir unterstützen und fordern uns gegenseitig. Neben der Arbeit gibt es regelmäßige Teamevents, wir gehen mit Humor an die Arbeit und entwickeln Skills auch am Kickertisch. Uns ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter gerne zur Arbeit kommen und dort in einer angenehmen Umgebung gemeinsam beste Leistungen erreichen. 
• Weiterbildung: Wir investieren nach individuellem Bedarf in das Know-How unserer Mitarbeiter. 

• Teamgeist: Wir begegnen uns mit Respekt, Offenheit und Wertschätzung. Probleme und Herausforderungen sprechen wir offen an und lösen sie schnell gemeinsam.

• Wellpass: Über unseren Wellpass-Zugang kannst du deutschlandweit Fitnessstudios, Yoga, Schwimmen oder andere Sport- und Gesundheitsangebote nutzen.