Documentation Specialist I

Shift 1030AM a 7PM
Must be Available to work OT weekends based on business needs
 

What are the top 3-5 skills, experience or education required for this position:

1. Procesa a través del Sistema de Documentación los documentos que llegan al área.

2. Circula los paquetes de manejo de cambio para revisión y aprobación, monitorea la respuesta de los aprobadores y se asegura de obtener las aprobaciones necesarias.

3. Preparar/Revisar los PCR’s manuales para ser usados en el área de SVP (Small Volumen Parenteral) y BDS (Bulk Drug Substance).

4. Manejar el cuarto de retención y coordinar la transferencia de los documentos a Iron Mountain.

5. Verificar el impacto de cambios a procedimientos sobre diferentes sistemas operacionales como SAP, LIMS, MES/POMS, Delta

General Position Summary/Purpose:
Documentation Specialist

· Procesa a través del Sistema de Documentación los documentos que llegan al área.
· Añade/revisa las propiedades de los documentos.
· Aprueba documentos y propiedades in el sistema de documentación y los libera para distribución.
· Circula los paquetes de manejo de cambio para revisión y aprobación, monitorea la respuesta de los aprobadores y se asegura de obtener las aprobaciones necesarias.
· Completa el trabajo de acuerdo con las prioridades establecidas, políticas, prácticas y procedimientos para asegurar que la documentación es enviada según la agenda.
· Verificar el impacto de cambios a procedimientos sobre diferentes sistemas operacionales como SAP, LIMS, MES/POMS, Delta V.
· Verificar la sincronización de los cambios de los sistemas operacionales y de documentación.
· Coordinar los cambios entre los documentos compartidos por las plantas de Worcester, ABL y Singapore.
· Entrenar a los empleados en las técnicas del sistema.
· Recibe, evalúa y asigna la fecha de efectividad de los documentos.
· Comunica el "status" de procedimientos y "CR's"a los iniciadores y negocia el periodo de implementación de ser necesario.
· Lleva a cabo "proofreading" de los documentos que llegan al área de documentación.
· Verifica y recibe documentos. Notifica a las áreas afectadas y al departamento de "Training" los cambios generados.
· Ejecuta cambios en los sistemas operacionales de SAP y DSP.
· "Troubleshooting" de conflictos en el sistema de Documentación o sistemas operacionales.
· Preparar/Revisar los PCR’s manuales para ser usados en el área de SVP (Small Volumen Parenteral) y BDS (Bulk Drug Substance).
· Manejar el cuarto de retención y coordinar la transferencia de los documentos a Iron Mountain.
· Proveer asistencia a las operaciones conforme a los sistemas de gestión Ambiental, Salud Ocupacional y Seguridad (EH&S por sus siglas en inglés) y promover el mejoramiento continuo.

Educación
Mencione los requisitos mínimos de educación, destrezas y conocimiento práctico necesario.
· Grado Asociado en Ciencias Secretariales, Administración de Empresas o Ciencias Naturales, con tres (3) años de experiencia.
· Certificado de Escuela superior o GED con cinco (5) años con experiencia en control de documentación.
Experiencia:
Mencione los requisitos mínimos de experiencia necesaria. Por favor, incluya los títulos
· Experiencia en el área de control de documentación - Mínimo de tres (3) años.
Ambiente de Trabajo
Condiciones de trabajo, frecuencia
· Físico:
· Ambiente de Oficina:
· Social:
· Interacciona contínuamente con los diferentes departamentos de la planta, ej. Validación, Training, Quality, Producción, Ingeniería, IS, etc., a niveles de personal no-exento hasta la gerencia de la planta y con representantes de Documentación en Worcester y División