Assistante Administrative

Notre client recherche une Assistante Administrative polyvalente, organisée et dynamique afin de renforcer  l’équipe administrative.

La personne recherchée devra apporter un soutien quotidien à l'équipe dans la gestion administrative, le suivi des dossiers, la communication avec les fournisseurs et clients, ainsi que dans différentes tâches liées aux achats, à la comptabilité, aux ressources humaines et à la logistique.

Le poste convient à une personne rigoureuse, autonome, réactive et à l'aise avec plusieurs tâches simultanément.

Principales responsabilités

1. Gestion administrative

• Assurer le classement et l'organisation des documents administratifs.
• Préparer, mettre à jour et archiver différents documents et dossiers.
• Effectuer la saisie et la mise à jour des données dans les systèmes informatiques.
• Préparer des tableaux de suivi et des rapports administratifs.
• Assurer le suivi des demandes et des tâches administratives quotidiennes.
• Gérer les courriers, emails et communications administratives.

2. Support à la comptabilité

• Préparer et vérifier les documents nécessaires à la comptabilité.
• Encoder et suivre les factures fournisseurs et clients.
• Assurer le suivi des paiements et des documents justificatifs.
• Effectuer les rapprochements et vérifications de documents lorsque nécessaire.
• Collaborer avec le département comptabilité et préparer les documents demandés par les auditeurs.

3. Import / Export & Logistique

• Assister dans la préparation et le suivi des dossiers d'importation.
• Vérifier les documents d'expédition et les documents douaniers.
• Assurer le suivi des arrivages avec les fournisseurs, transitaires et transporteurs.
• Mettre à jour les tableaux de suivi des commandes et des expéditions.
• Assister l'équipe dans le suivi des délais de livraison.

4. Support général à la Direction

• Préparer différents documents et tableaux à la demande de la Direction.
• Effectuer des recherches et collecter les informations nécessaires.
• Assurer le suivi de certaines tâches et demandes spécifiques.
• Participer à l'amélioration des procédures administratives internes.
• Assurer la confidentialité des informations et documents traités.

Profil

 Formation :

• Minimum HSC / Diploma en Administration

Expérience :

• Une expérience de 2 à 3 ans minimum dans un poste administratif est souhaitée.
• Une expérience dans une entreprise de production, import/export ou commerce serait un avantage.

Compétences requises

• Très bonne maîtrise de Microsoft Office, particulièrement Excel et Word.
• Bonne capacité rédactionnelle en français et en anglais.
• Bonne organisation et sens des priorités.
• Excellente attention aux détails.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Bon sens de la communication et facilité à travailler en équipe.
• Capacité à travailler de manière autonome.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Esprit pratique et capacité à trouver des solutions.
• Une connaissance de QuickBooks Online serait un avantage.

Qualités personnelles

Nous recherchons avant tout une personne :

• Sérieuse et fiable
• Organisée et méthodique
• Dynamique et proactive
• Polyvalente
• Réactive
• Autonome
• Ponctuelle
• Ayant un bon esprit d'équipe
• Capable de prendre des initiatives

Proactive reserves the right: 

·      To call only the shortlisted candidates for interview. 

·      Not to make any appointment following this advertisement nor to assign any reason whatsoever for accepting or rejecting any candidate.