Chargé.e d'administration

PRÉSENTATION DU GROUPE URBANIA FRANCE

URBANIA est un groupe média qui a pour mission de divertir et d’informer les gens curieux avec intelligence, humour, audace et humanité. La galaxie URBANIA France est composée de 4 sociétés interconnectées autour d’un même projet : la production de contenus originaux.

• URBANIA.fr produit les contenus éditoriaux de notre média numérique à destination des jeunes adultes.
• URBANIA Productions produit des contenus pour des diffuseurs tels qu’ARTE, TV5 Monde ou France Télévisions (documentaires, fictions…).
• URBANIA Studio produit des contenus en brand content ou en marque blanche pour nos agences et marques partenaires
• URBANIA Audio produit des podcasts pour le média Binge ou des entreprises et organisations en marque blanche.

Ici, découvrez : le site de la production audiovisuelle, le site du média, le site de Binge Audio, notre tiktok, notre instagram, notre facebook, notre youtube  

DESCRIPTIF DU POSTE

En lien direct avec la direction des finances du groupe basée au Canada, et en collaboration avec les équipes en France ainsi que nos partenaires externes (cabinet comptable, gestionnaire de paie, etc.), le·la chargé·e d’administration assure la gestion quotidienne des différents volets comptables, financiers, sociaux et administratifs de nos activités françaises.

Véritable point de référence sur les questions administratives, cette personne veille au bon déroulement des opérations, au respect des échéances et à la fiabilité des informations. Elle contribue également à fluidifier les processus internes et à accompagner les équipes dans leur quotidien.

Nous recherchons une personne organisée, proactive et polyvalente, capable de gérer ses priorités avec autonomie et discernement, tout en collaborant efficacement avec des interlocuteurs variés. Une personne qui aime structurer les choses, prendre des initiatives et évoluer dans un environnement créatif et entrepreneurial, où les activités médias et audiovisuelles apportent leur lot de particularités administratives et sociales.

LES MISSIONS

Comptabilité et suivi financier (4 sociétés)

• Gestion des factures clients et fournisseurs, des encaissements, des paiements et du recouvrement ;
• Préparation des éléments nécessaires aux déclarations de TVA et aux clôtures comptables ;
• Rapprochements bancaires et suivi de la trésorerie courante ;
• Suivi des dépenses et affectations analytiques, en collaboration avec l’équipe Finances du groupe.

Paie et administration du personnel (environ 30 salariés)

• Préparation, vérification et transmission des éléments de paie au prestataire externe pour l’ensemble des statuts (permanents, intermittents, pigistes, etc.) ;
• Suivi administratif du parcours des collaborateurs : entrées et sorties, congés, arrêts de travail, notes de frais et avantages sociaux ;
• Gestion des relations avec les organismes sociaux (URSSAF, AFDAS, mutuelle, CPAM, Prévoyance, France Travail, etc.).

Administration des projets et collaborateurs externes

• Préparation et suivi des contrats à partir de modèles existants (auteurs, intermittents, pigistes, consultants et prestataires) ;
• Gestion des documents administratifs et suivi des engagements et dépenses liés aux projets, en collaboration avec les équipes de production.

Gestion des bureaux et services généraux (Office Management)

• Gestion quotidienne des bureaux, des besoins logistiques et des relations avec les fournisseurs et prestataires ;
• Suivi du matériel informatique, des logiciels, des abonnements et des accès, en collaboration avec les équipes techniques ;
• Coordination des services généraux et des besoins administratifs des équipes.

Coordination et soutien administratif

• Assurer la liaison entre les équipes françaises, la direction des finances au Canada et les partenaires externes ;
• Veiller au respect des échéances, à la bonne tenue des dossiers et à l'amélioration des processus administratifs ;
• Soutenir les équipes dans leurs besoins administratifs et les projets ponctuels du groupe.

PROFIL RECHERCHÉ

• Formation Bac+2/Bac+3 en administration, comptabilité, gestion ou domaine équivalent ;
• 2 à 3 ans d’expérience dans une fonction administrative et financière polyvalente, idéalement en PME ;
• Bonne maîtrise de la comptabilité courante, du suivi de trésorerie, de la paie et de l’administration du personnel en France ;
• Une connaissance des spécificités administratives et sociales des secteurs des médias et de l’audiovisuel (convention collective des journalistes, intermittents du spectacle, etc.) constitue un atout ;
• Autonomie, rigueur et sens de l’organisation, avec une capacité à gérer plusieurs dossiers et échéances simultanément ;
• Proactivité, débrouillardise et capacité à identifier les enjeux, proposer des solutions et en assurer le suivi ;
• Aisance à collaborer et à communiquer avec des interlocuteurs variés, y compris à distance ;
• Esprit d’équipe, polyvalence et envie d’évoluer dans un environnement créatif, entrepreneurial et en constante évolution.