BUSINESS OPERATIONS SPECIALIST

Despre rol

Căutăm unBusiness Operations, Performance & Digital Transformation Specialist - o persoană care să devină partener operațional al echipei de management și să contribuie la organizarea, monitorizarea, digitalizarea și eficientizarea activităților uneia dintre cele mai mari firme de contabilitate din Cluj-Napoca (servicii complete de contabilitate, consultanță financiar-fiscală, salarizare și administrare de personal).

Rolul combină business operations, project coordination, management support, performance management, process improvement, client coordination, raportare și analiză, precum și implementarea și adoptarea soluțiilor digitale.

Obiectivul rolului

Transformarea deciziilor de management în:

• procese clare și coerente;

• proiecte, termene și acțiuni urmărite;

• responsabilități bine definite;

• indicatori de performanță măsurabili;

• fluxuri de lucru eficiente, standardizate și digitalizate.

Responsabilități

Management & Business Operations Support

• Coordonează și urmărește implementarea deciziilor luate de management.

• Monitorizează proiecte, termene și acțiuni stabilite.

• Asigură suport operațional echipei de management în activitatea curentă.

• Participă la estimarea și monitorizarea bugetelor aferente proiectelor și activităților interne.

• Centralizează și urmărește informații privind serviciile prestate, timpul lucrat și indicatorii operaționali.

• Participă la pregătirea materialelor pentru ședințe și întâlniri interne.

Client Coordination & Commercial Support

• Menține relația operațională cu clienții companiei.

• Preia și urmărește solicitările primite din partea clienților.

• Coordonează intern activitățile necesare soluționării solicitărilor și urmărește respectarea termenelor.

• Participă la pregătirea ofertelor comerciale, prezentărilor și documentației pentru clienți.

• Asigură comunicare profesionistă în limba engleză cu clienți și parteneri.

Performance Management & Reporting

• Participă la definirea, monitorizarea și raportarea KPI-urilor companiei.

• Pregătește rapoarte și analize pentru susținerea procesului decizional.

• Contribuie la dezvoltarea și administrarea sistemului intern de evaluare a performanței.

• Monitorizează realizarea obiectivelor și indicatorilor de performanță.

• Centralizează și analizează informații privind performanța organizațională și operațională.

Process Improvement & Operational Excellence

• Analizează modul actual de lucru și identifică oportunități de eficientizare.

• Participă la standardizarea și optimizarea proceselor interne.

• Contribuie la îmbunătățirea circuitului documentelor și a fluxurilor de lucru.

• Identifică activități repetitive și propune soluții de simplificare și automatizare.

• Contribuie la reducerea timpilor operaționali și la creșterea productivității.

Digital Transformation & Technology Adoption

Persoana va avea un rol activ în susținerea și implementarea inițiativelor de digitalizare ale companiei, nu doar în adoptarea instrumentelor AI.

• Identifică procese și activități care pot fi digitalizate, automatizate, standardizate sau simplificate.

• Participă la analiza, selecția, testarea și implementarea aplicațiilor, platformelor și instrumentelor digitale.

• Contribuie la definirea și documentarea fluxurilor de lucru digitale.

• Elaborează instrucțiuni, proceduri și ghiduri interne pentru utilizatori.

• Oferă suport colegilor în utilizarea noilor aplicații și procese digitale.

• Monitorizează gradul de adoptare și eficiența soluțiilor implementate și propune ajustări.

• Colaborează cu managementul și cu furnizorii pentru implementarea proiectelor de transformare digitală.

• Identifică utilizări practice ale instrumentelor bazate pe inteligență artificială și contribuie la integrarea lor acolo unde există beneficii măsurabile.

• Promovează bune practici privind utilizarea responsabilă și eficientă a noilor tehnologii.

HR & Organizational Development Support

• Sprijină procesele de onboarding.

• Contribuie la implementarea proiectelor de dezvoltare organizațională.

• Participă la administrarea sistemelor de management al performanței.

• Oferă suport în monitorizarea obiectivelor și evaluarea personalului.

• Participă la digitalizarea și standardizarea proceselor de HR.

Criterii de selecție

• Minimum 3-5 ani de experiență într-unul sau mai multe dintre următoarele tipuri de roluri:

  • Business Operations / Operations Specialist;

  • Business Analyst / Operations Analyst;

  • Project Coordinator / PMO;

  • Executive sau Management Support cu componentă analitică și operațională;

  • Performance Management / Organizational Development.

• Limba engleză

  • Nivel avansat, scris și vorbit.

  • Capacitatea de a redacta documente profesionale și de a participa la proiecte și discuții internaționale.

• Microsoft Excel

  • Nivel avansat.

  • Experiență în raportare, analiză, consolidare de date, monitorizare KPI, bugete și forecasturi.

• Atenție la detalii;

• Proactivitate, orientare spre soluții, curiozitate și adaptabilitate;

• Capacitatea de a gestiona simultan mai multe proiecte și priorități, precum și de a structura informații complexe.

Constituie avantaj

• Experiență în consultanță, audit, contabilitate, payroll, HR sau alte servicii profesionale.

• Experiență în definirea, implementarea sau monitorizarea KPI-urilor.

• Experiență în proiecte de digitalizare și optimizare a proceselor.

• Experiență în implementarea sau administrarea sistemelor ERP, CRM, HRIS ori a altor aplicații business.

• Utilizarea Microsoft Copilot, ChatGPT sau a altor instrumente AI.

• Experiență cu soluții de automatizare și instrumente de productivitate.

• Interes autentic pentru tehnologie și transformare digitală.

Beneficii

• Tichete de masa;

• Asigurare medicala privata;

• Program flexibil;

• Bonusuri de sarbatori si evenimente speciale;

• PTO - 21 zile (23 zile dupa 5 ani in companie + 1 zi in plus pentru fiecare 2 ani extra petrecuti in companie).