Assistant(e) Environnement de travail (H/F)

PHOENIX OCP est numéro 1 de la répartition pharmaceutique en France avec près de 4 000 salariés et 58 établissements partout en France. Notre entreprise est à la fois leader et le référent de la distribution pharmaceutique en France à destination des officines, des hôpitaux et des établissements de santé. En apportant la logistique pharmaceutique et des services performants, PHOENIX OCP est le lien indispensable entre les laboratoires et les pharmaciens.

Avec un maillage territorial partout en France, PHOENIX OCP détient près de 40% de parts de marché et distribue chaque jour des millions de boîtes de médicaments à 16 000 pharmacies.

Chaque jour nous remplissons notre mission de service public et nous contribuons à une meilleure santé.

Nous proposons à nos clients des services innovants et nous garantissons la disponibilité produit pour les patients.

PHOENIX OCP appartient au groupe Allemand PHOENIX, leader européen du secteur de la répartition pharmaceutique et présent dans 29 pays avec 45 000 collaborateurs.

Le/laAssistant(e) Environnement de Travail assure la gestion administrative et logistique des activités liées à l’environnement de travail, notamment le traitement du courrier, le suivi des fournisseurs et des factures, la gestion de la flotte automobile, ainsi que l’organisation et le support opérationnel des événements internes de l’entreprise.

Missions principales :

Gestion du courrier :

• Dispatcher le courrier entrant
• Affranchir les courriers sortants            
• Enregistrer les recommandés entrants sur la fiche contre-signature
• Saisir les recommandés sortants dans la matrice excel et les affranchir
• Mettre le courrier interne à destination des établissements dans les pochettes courrier
• Enregistrer les colis entrants et prévenir les destinataires
• Affranchir les colis sortants

Gestion administrative environnement de travail et Flotte de véhicules :

• Création de fournisseurs
• Passage de commandes (pep)
• Numérisation de documents
• Traitement de factures (outil Qualnet et PEP)
• Refacturations internes
• Remise de véhicules aux collaborateurs (fiche de transfert à compléter)
• Quelques rares fois, convoyages de véhicules

Support administratif évènementiel :

• Sourcer et lister de nouveaux fournisseurs
• Création des comptes fournisseurs dans notre outil de commande PEP
• Demandes et suivi d’acomptes
• Rares déplacements à prévoir pour repérages de lieux

Support opérationnel les jours d’évènements :

• Aide à la mise en place des salles
• Aide à l’accueil des participants, remise de documents, vestiaires, réservations de taxis, transfert en car …

Savoir être - Qualités personnelles et comportementales :

• Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des informations
• Avoir le sens du service et du travail bien fait
• Respecter les horaires et faire preuve de ponctualité
• Adopter une attitude facilitatrice et favoriser la coopération
• Organiser son travail de manière efficace et méthodique
• Adopter un savoir-être professionnel adapté à toutes les situations
• Faire preuve de dynamisme et d'implication dans ses missions
• S'adapter avec flexibilité aux changements et aux imprévus
• Faire preuve de rigueur dans l'exécution de ses tâches
• Anticiper les besoins et être force de proposition
• Entretenir des relations courtoises et bienveillantes avec son entourage professionnel
• Être fiable et respecter les engagements pris auprès de ses interlocuteurs

Compétences techniques :

• Pack office (Outlook ,Teams, Excel, Word, PPT …)
• Pep / Qualnet
• Permis B exigé.

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