Asistente de Finanzas

RESUMEN DE LA POSICIÓN

Brindar apoyo operativo al área financiera de HIAS Colombia en la gestión de pagos, su registro contable y la organización del archivo físico y virtual. Asegurar que cada transacción cuente con soportes completos, aprobaciones y trazabilidad, de acuerdo con los procedimientos internos y los requisitos de los donantes, bajo la supervisión de la Especialista Financiera.

Funciones esenciales:

Gestión de pagos y plataformas electrónicas

• Recibir y revisar las solicitudes de pago, verificando facturas, cuentas de cobro, contratos, datos bancarios, codificación presupuestal y aprobaciones. Informar inconsistencias y gestionar los soportes faltantes antes de tramitar el pago.
• Preparar la programación de pagos a proveedores, consultores, personal y socios, así como anticipos y reembolsos, de acuerdo con los vencimientos y las prioridades definidas por la supervisión.
• Cargar y tramitar pagos individuales o por lotes en las plataformas bancarias y de pago electrónico autorizadas, según los permisos asignados y una vez obtenidas las aprobaciones requeridas. Respetar la separación entre preparación y autorización de pagos.
• Verificar los datos de los beneficiarios conforme al procedimiento interno y hacer seguimiento al estado de las transacciones, pagos rechazados o devueltos. Descargar y conservar los comprobantes de pago.
• Mantener actualizado el control de pagos realizados y pendientes e informar oportunamente novedades a la supervisión.

Registro contable y control financiero

• Registrar oportunamente causaciones, pagos, comprobantes de egreso, anticipos, legalizaciones y demás movimientos asignados en el sistema contable, con la cuenta, proyecto, donante y rubro correspondientes.
• Verificar y aplicar las retenciones y demás obligaciones tributarias correspondientes, de acuerdo con los lineamientos del área financiera; apoyar la elaboración de certificados de retención y de información exógena.
• Relacionar cada registro con sus soportes y comprobantes de pago, identificando los documentos pagados para prevenir duplicidades.
• Elaborar conciliaciones bancarias mensuales y apoyar la conciliación de cuentas de balance, el seguimiento de anticipos y legalizaciones y los arqueos de caja que le sean asignados.
• Apoyar los cierres contables mediante la revisión de registros y soportes, la identificación de partidas pendientes y la preparación de información requerida por la supervisión.

Gestión documental y archivo para donantes

• Organizar y mantener actualizado el archivo físico y virtual de documentos financieros por proyecto, donante, período y tipo de transacción, conforme a la estructura y nomenclatura establecidas.
• Digitalizar, clasificar y cargar facturas, contratos, aprobaciones, comprobantes de pago, legalizaciones y demás soportes en las herramientas de archivo virtual autorizadas, verificando su integridad y legibilidad.
• Mantener índices o controles que permitan localizar los documentos y relacionarlos con los registros contables, asegurando la trazabilidad de cada gasto.
• Preparar los expedientes y paquetes de soportes requeridos para informes financieros a donantes, revisiones de socios y auditorías internas o externas, siguiendo las instrucciones de la supervisión.
• Identificar documentos faltantes y hacer seguimiento a su recepción, corrección y archivo. Aplicar las reglas de acceso, confidencialidad y conservación documental de la organización.

Apoyo al área financiera

• Coordinar con las áreas solicitantes la entrega de documentación y comunicar el estado de los trámites de pago y archivo.
• Cumplir otras funciones afines al cargo que le sean asignadas por la supervisión para apoyar los objetivos del área financiera.

Cualificaciones y requerimientos:

Estudios

• Técnico o tecnólogo en Contabilidad, Finanzas o áreas afines, o estudiante de Contaduría Pública.
• Deseable haber cursado por lo menos sexto semestre de Contaduría Pública.

Experiencia

• Mínimo un año de experiencia en procesos contables o administrativos financieros. Deseable experiencia en gestión de pagos, plataformas bancarias electrónicas y organización de archivos digitales.

Conocimientos

• Manejo de software contable y registro de comprobantes de egreso, causaciones y legalizaciones.
• Conocimientos básicos de principios contables, obligaciones tributarias y soportes de nómina.
• Conocimientos de causaciones, conciliaciones bancarias, retenciones y control de anticipos.
• Manejo intermedio de Excel y Word, así como de herramientas de archivo virtual y colaboración, como SharePoint, OneDrive o equivalentes.
• Deseable experiencia en organización de soportes para auditorías y rendición de cuentas a donantes de cooperación internacional.
• Deseable conocimiento de inglés para consultar documentos y plataformas.
• Manejo de plataformas bancarias o de pago electrónico y seguimiento de transacciones.
• Capacidad para clasificar, nombrar y recuperar documentos digitales, manteniendo su trazabilidad y confidencialidad.

Competencias

• Comunicación efectiva (oral y escrita).
• Organización, gestión del tiempo y cumplimiento de plazos.
• Capacidad analítica, atención al detalle y precisión en el registro de información.
• Trabajo en equipo.
• Integridad y confidencialidad en el manejo de información financiera y datos personales.
• Manejo de Netsuite (deseable)
• Solución de problemas y seguimiento de pendientes.
• Empatía, flexibilidad y capacidad de adaptación.

DECLARACIÓN:

Esta descripción de puesto intenta, de manera general, describir la naturaleza y nivel de trabajo que debe ser desempeñado. Por lo que puede no ser una lista exhaustiva de todas las responsabilidades, metas, habilidades requeridas, o la ubicación y alcance permanente del trabajo. La ubicación de la posición puede estar sujeta a cambios en base a necesidades programáticas.

La flexibilidad es esencial en el desarrollo y crecimiento de la organización. El/La candidato ideal deberá sentirse cómodo en un ambiente de trabajo cambiante con fechas de entrega cruciales. Todos los miembros del equipo pudieran ser requeridos de cumplir tareas fuera de su jornada regular como parte de las necesidades del puesto.

Todas nuestras posiciones, pueden necesitar la disponibilidad de viajar, incluso a terrenos en condiciones que pueden ser inseguras, en caso sea requerido; esto incluyendo aquellas posiciones que no viajan típicamente que pueden ser desplazadas para la respuesta a emergencias.

PROCESO DE SELECCIÓN:

Estamos comprometidos con un proceso de contratación justo y de respeto, y realizamos el mayor esfuerzo para responder a cada uno de nuestros aplicantes. Priorizamos comunicación y transparencia con todos nuestros candidatos, incluso con aquellos que no son seleccionados para avanzar en el proceso. Aquí una breve descripción del proceso actual:

Paso 1: Envía tu aplicación mediante nuestra plataforma

Paso 2: Primer acercamiento con Recursos Humanos vía llamada o correo electrónico

Paso 3: Entrevista profunda con Recursos Humanos

Paso 4: Panel de entrevista con Supervisor inmediato y equipo técnico

Paso 5: Revisión de referencias e investigación laboral

Paso 6: Carta Oferta

Paso 7: Comienza tu viaje profesional en HIAS

Nota: Algunos de nuestros procesos pueden variar, y no todos los candidatos avanzan a las siguientes etapas.

ACERCA DE NOSOTROS:

Por más de cien años, la comunidad judía de HIAS (Hebrew Inmigrant Aid Society – Sociedad Hebrea de Ayuda al Inmigrante) fue fundada en la ciudad de Nueva York, la puerta de América a los inmigrantes. Ayudando a población judía a salir de la persecución y la pobreza del este de Europa, nuestros fundadores fueron guiados por la tradición, textos e historia de la Comunidad Judía -una historia de operación, de migración y desplazamiento. HIAS ha ayudado a generaciones de judíos que han enfrentado violencia solo por ser quiénes son, y HIAS continua con su compromiso de ayudar refugiados judíos en cualquier lugar del mundo. Hoy, nuestros clientes vienen de diferentes fe, etnias e historia, así como nuestros colaboradores. Llevamos nuestra experiencia, historia y valores a nuestro trabajo a través de 5 continentes, asegurando que los refugiados hoy en día reciban servicios vitales y oportunidades para prosperar.

HIAS es una comunidad de aprendizaje, comprometida con la diversidad y la inclusión. Trabajamos con integridad, responsabilidad, transparencia y comprometidos con los más altos estándares éticos. Nuestros colaboradores vienen de diversas historias y experiencias de vida para unirse a nuestro equipo en Estados Unidos y alrededor del mundo. Personas que se identifican como raza negra, indígenas o de color, personas con discapacidades, personas de la comunidad LGBTQ+ y personas con experiencias de vida de desplazamiento forzado o inmigrantes que han tenido el coraje de aplicar. Estamos comprometidos en construir un espacio de trabajo diverso que refleje nuestra visión, misión y valores.

VISION:

HIAS defiende un mundo en el que las personas refugiadas encuentran acogimiento, seguridad y oportunidades.

MISION:

Guiados por nuestros valores judíos e historia, HIAS provee servicios vitales a refugiados y buscadores de asilo alrededor del mundo y defiende sus derechos fundamentales para que puedan reconstruir sus vidas.

VALORES:

Welcome • Acogimiento • Hospitalité •??????????? (Hachnasat Orchim)

Acogemos al extranjero

Justice • Justicia • Justice •??? (Tzedek)

Perseguimos laJusticia

Empathy • Empatía • Empathie •??? (Chesed)

Nos acercamos a nuestros clientes conEmpatía

Partnership • Compañerismo • Coopération •?????? (Chevruta)

Creemos en cambiar al mundo a través delCompañerismo

Courage • Coraje • Courage •???? (Ometz)

Actuamos conCoraje para construir un mundo mejor

Resilience • Resiliencia • Résilience •??? (Ruach)

Nos adaptamos y prosperamos, continuamente demostrando nuestraResiliencia

DIVERSIDAD:

HIAS está comprometido con la inclusión y la diversidad en nuestros sitios de trabajo. Todos nuestros aplicantes son considerados sin distinción de raza, color, nacionalidad, etnia, creencia religiosa, sexo, género, orientación sexual, discapacidad física, mental o condición médica, información genética, embarazo o estatus familiar, edad, veterano protegido, orientación política o estar legalmente protegido.

SALVAGUARDA (PEAS):

HIAS está comprometida con la protección de los niños, las niñas y adultos vulnerables y cualquier otra persona que reciba un daño o se encuentre en potencial daño directo o indirecto por su contacto e interacción con HIAS. No toleraremos la explotación o abuso sexual, o cualquier otra forma de acoso o negligencia hecho por nuestros colaboradores o personal asociado. Cualquier candidato que reciba una oferta laboral de HIAS deberá firmar y seguir el Código de Conducta y las políticas asociadas a la Salvaguarda. Todos los colaboradores deberán pasar por un exitoso proceso de verificación de referencias e investigación que pueden incluir hasta el historial penal. HIAS participa en el Esquema Inter-agencial de Declaración de Malas Conductas (Inter-Agency Misconduct Disclosure Scheme). En línea con este esquema, requeriremos información a los candidatos de sus empleadores anteriores acerca de acoso, abuso o explotación sexual durante el tiempo que se encontró laborando, o cualquier otro incidente que haya estado bajo investigación cuando el candidato haya dejado su empleo. Con ello, HIAS también compartirá información cuando otras organizaciones lo requieran como parte de su proceso de reclutamiento. Al enviar esta aplicación, el candidato confirma su entendimiento del procedimiento de selección.