Adoint.e à la direction

Adjoint(e) à la direction générale et à la gouvernance

Relevant de la direction générale de la Fondation des YMCA du Québec, la personne titulaire du poste joue un rôle clé dans la coordination des activités de gouvernance et le soutien aux affaires de la direction générale.

Elle veille au bon fonctionnement des instances de gouvernance, à la qualité de leurs travaux et à la mise en œuvre des processus qui les encadrent. Elle assure également un soutien administratif à la direction générale ainsi que la coordination et le suivi de certains dossiers institutionnels.

En lien étroit avec la direction générale, le conseil d’administration, les comités et les partenaires internes et externes, elle facilite la coordination des activités, assure une circulation efficace de l’information et contribue au bon fonctionnement de la Fondation.

Le défi que nous vous proposons

Coordination de la gouvernance

• Coordonner les activités du conseil d’administration, de ses comités et des assemblées générales, ainsi que le calendrier annuel de gouvernance.
• Appuyer la direction générale et la présidence du conseil dans la préparation des réunions, des ordres du jour et des dossiers soumis aux instances.
• Assurer la préparation et la transmission des documents, participer aux réunions, rédiger les procès-verbaux et effectuer le suivi des décisions et résolutions.
• Veiller à la mise à jour et à la conservation des documents officiels de la Fondation (règlements généraux, politiques, registres, etc.).
• Contribuer à l’amélioration continue des outils, pratiques et processus de gouvernance.

Relations et coordination avec les instances

• Agir comme personne-ressource auprès des administrateurs et des membres des comités, en facilitant les échanges avec la direction générale.
• Coordonner l’accueil et l’intégration des nouveaux administrateurs ainsi que le suivi des mandats, nominations et renouvellements.
• Soutenir la direction générale dans la coordination des travaux des comités et contribuer à l’engagement des administrateurs.
• Assurer le suivi des formalités et vérifications requises auprès des administrateurs, en collaboration avec les ressources humaines.

Soutien à la direction générale et coordination des dossiers institutionnels

• Appuyer la direction générale dans la préparation, la coordination et le suivi de dossiers institutionnels et stratégiques.
• Assurer le suivi des échéanciers, engagements et actions découlant des rencontres de direction et des instances.
• Préparer et réviser des documents de haut niveau : présentations, notes de breffage, correspondances et documents institutionnels.
• Coordonner certaines rencontres et démarches avec les partenaires internes et externes, et contribuer à l’amélioration des processus de travail.

Soutien administratif et coordination opérationnelle

• Assurer un soutien administratif régulier à la direction générale et contribuer au bon fonctionnement des activités courantes de la Fondation.
• Coordonner les aspects logistiques des rencontres, déplacements et activités de la direction générale, ainsi que les suivis administratifs associés.
• Veiller à l’organisation et à la mise à jour des dossiers et documents, et effectuer toute autre tâche connexe en soutien à la direction générale.
• Effectuer toute autre tâche connexe

Quelques bonnes raisons de vous joindre au YMCA

En vous joignant à notre équipe, vous découvrirez un milieu où l’entraide et la collaboration sont au cœur des activités. Contribuer au sein de nos équipes, c’est d’abord et avant tout avoir la possibilité :

• de développer votre expertise;
• de côtoyer des experts et expertes passionné.e.s;
• d’avoir un impact social positif;
• de travailler avec de multiples partenaires engagés;
• de créer un véritable changement dans la vie des gens;
• d’avoir l’autonomie suffisante pour relever des défis stimulants.

Profil recherché

Formation et expérience

• Formation collégiale ou universitaire en administration, gestion, communication ou dans une discipline pertinente.
• Minimum de cinq années d’expérience pertinente en coordination de direction, gouvernance, secrétariat corporatif ou soutien à la haute direction.
• Expérience de travail auprès d’un conseil d’administration ou de comités de gouvernance, un atout important.
• Connaissance du milieu philanthropique, communautaire ou des organismes à but non lucratif, un atout.

Connaissances et compétences

• Excellentes capacités rédactionnelles en français, notamment pour la préparation de procès-verbaux, de synthèses et de documents institutionnels.
• Bonne maîtrise de l’anglais, à l’oral et à l’écrit.
• Excellente maîtrise des outils Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams et SharePoint).
• Bonne compréhension des principes et des pratiques de gouvernance organisationnelle.
• Capacité à structurer l’information, à coordonner plusieurs dossiers simultanément et à assurer des suivis rigoureux.

Habiletés et aptitudes

• Grande autonomie, sens de l’initiative et capacité d’anticipation.
• Jugement professionnel, discrétion et respect de la confidentialité.
• Excellentes capacités d’organisation, de planification et de gestion des priorités.
• Rigueur, esprit de synthèse et souci du détail.
• Diplomatie, professionnalisme et aisance dans les relations avec des interlocuteurs de haut niveau.
• Capacité à travailler dans un environnement dynamique, à gérer plusieurs échéanciers et à faire preuve de souplesse.
• Esprit de collaboration et approche orientée vers les solutions.