Administrativo/a – Proposal Support Center (PSC)

Preparação e Submissão de Propostas Comerciais: apoiar a preparação, organização, revisão e submissão de propostas comerciais, garantindo o cumprimento dos requisitos e prazos definidos.

Gestão e Tratamento de Dados em Excel: introduzir, atualizar, organizar e validar informação em ficheiros Excel, assegurando a exatidão e consistência dos dados.

Preparação e Formatação de Documentação: elaborar, editar e formatar documentos em Microsoft Word, garantindo a qualidade, uniformização e conformidade da documentação.

Gestão Documental e Organização de Informação: organizar, atualizar e manter arquivos digitais, documentos administrativos, modelos e formulários, assegurando a sua acessibilidade e correta utilização.

Gestão de Emails e Comunicação Administrativa: gerir correspondência eletrónica, encaminhar pedidos e informações para os interlocutores adequados e assegurar o acompanhamento das comunicações.

Validação e Controlo de Qualidade Documental: verificar a exatidão dos dados, a integridade da documentação e o cumprimento dos requisitos necessários antes da submissão de propostas.

Apoio a Processos de Contratação Pública: colaborar na organização de documentação e preparação de propostas para concursos públicos, assegurando o cumprimento dos procedimentos aplicáveis.

Gestão de Prazos e Procedimentos Internos: acompanhar prazos de entrega e submissão, garantindo o cumprimento dos processos administrativos e das orientações internas.

Suporte Administrativo a Equipas Comerciais: colaborar com equipas comerciais e outros departamentos na preparação de documentação, atualização de informação e acompanhamento de processos.

Colaboração e Suporte Operacional: apoiar a execução das atividades administrativas diárias, contribuindo para a organização, eficiência e continuidade dos processos internos.

Experiência profissional em funções administrativas, suporte comercial, apoio ao cliente ou atividades de suporte operacional com componente administrativa.

Conhecimentos de Microsoft Office, nomeadamente Excel e Word, na ótica do utilizador.

Experiência na introdução, atualização, organização e validação de dados em ficheiros Excel.

Capacidade de elaboração, edição, formatação e organização de documentos em Microsoft Word.

Experiência na preparação, organização e acompanhamento de propostas comerciais e respetiva documentação.

Conhecimentos de gestão documental, organização de arquivos digitais e utilização de modelos e formulários normalizados.

Capacidade de verificação e validação de documentação, assegurando a exatidão dos dados e o cumprimento dos requisitos estabelecidos.

Conhecimentos de inglês de nível B2 ou superior, tanto na comunicação oral como escrita.

Facilidade na utilização de ferramentas informáticas, plataformas digitais e sistemas de organização de informação.

Conhecimentos ou experiência em contratação pública, nomeadamente na preparação de documentação e submissão de propostas para concursos públicos, serão valorizados.

Experiência em suporte administrativo a equipas comerciais e na gestão de processos de propostas será valorizada.

Conhecimentos de ferramentas de colaboração e gestão documental, nomeadamente Microsoft Teams e SharePoint, serão valorizados.

Excelentes competências de organização, planeamento, gestão de prioridades e cumprimento de prazos.

Elevado rigor, atenção ao detalhe e sentido de responsabilidade na execução de tarefas administrativas.

Capacidade de gerir múltiplas tarefas em simultâneo e de adaptação a períodos de maior volume de trabalho.

Fortes competências de comunicação, relacionamento interpessoal e colaboração com equipas multidisciplinares.

Elevado sentido de autonomia, proatividade, discrição e confidencialidade no tratamento de informação e documentação.