Werkstudent Office Management (m/w/d)

Werkstudent/in – Office Management (m/w/d)

Wir suchen eine/n Werkstudent/in – Office Management zur Unterstützung des täglichen Betriebs unseresBüros in Berlin. Die Stelle umfasst administrative, organisatorische und operative Unterstützung für Mitarbeiter, Besucher und die Geschäftsleitung und gewährleistet einen reibungslosen Bürobetrieb.

Hauptaufgaben

-Büroverwaltung und -koordination

- Unterstützung bei der täglichen Verwaltung und dem Betrieb des Büros.

- Verwaltung des Büromaterials und Bestellungen nach Bedarf.

- Koordination von Wartungsanfragen und Kontaktpflege mit externen Lieferanten und Dienstleistern.

- Unterstützung bei facility-bezogenen Aktivitäten und Sicherstellung, dass die Büroräume organisiert und funktionsfähig bleiben.

- Überwachung der gemeinsam genutzten Büroressourcen und -ausstattung.

-Unterstützung von Mitarbeitern und Besuchern

- Empfang von Besuchern und Gewährleistung eines professionellen Besuchererlebnisses.

- Unterstützung der Mitarbeiter bei bürobezogenen Anliegen und Anfragen.

- Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter, einschließlich der Vorbereitung des Arbeitsplatzes

- Koordination der Ausgabe und Rückgabe von Büroausstattung, Zugangskarten und anderen Büromitteln.

-Organisatorische Unterstützung

- Unterstützung bei der Organisation interner Besprechungen, Teamveranstaltungen und Büroaktivitäten.

- Unterstützung bei der Buchung und Vorbereitung von Besprechungsräumen.

- Bei Bedarf Koordination des Caterings und der Logistik für Besprechungen und Veranstaltungen.
- Unterstützung bei der Dokumentenverwaltung, Ablage und Aktenführung.
-Koordination von Lieferanten und Dienstleistern
- Funktion als Ansprechpartner für Büroausstatter und Dienstleister.

Qualifikationen
- Immatrikulierter Studierender an einer Universität oder einer gleichwertigen Hochschule.
- Erste Erfahrungen in den Bereichen Verwaltung, Gastgewerbe, Büromanagement oder im Kundenkontakt sind von Vorteil.
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail.
- Proaktive, zuverlässige und serviceorientierte Arbeitsweise.
- Gute Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
- Sicherer Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint).
- Fließende Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Schlüsselkompetenzen
- Organisationsfähigkeit
- Kunden- und Serviceorientierung
- Zeitmanagement
- Sorgfalt
- Teamarbeit und Zusammenarbeit
- Fähigkeit, in einem dynamischen Büroumfeld mehrere Prioritäten gleichzeitig zu bewältigen

Arbeitszeit: Bis zu 15 Stunden pro Woche während des Semesters, vorbehaltlich der betrieblichen Erfordernisse.

#LI-FF1

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