Administrative Assistant

Veolia tiene como objetivo ser la empresa de referencia en la transformación ecológica. Nuestra misión de"Recursos para el Mundo"demuestra el compromiso inquebrantable de 220.000 empleados para crear un impacto positivo en nuestro planeta.

Al unirte a Water Tech, no solo te convertirás en unResourcer, sino que también participarás en la provisión de soluciones completas para el tratamiento del agua, innovando en áreas clave como el desarrollo sostenible, la recuperación de recursos y subproductos. Nuestros diferentes procesos de tratamiento de agua nos permiten ofrecer soluciones adaptadas a cada aplicación.

En Water Tech, estamos comprometidos a alentar a nuestros equipos a tomar sus propias decisiones y marcar la diferencia. Buscamos personas con ideas afines que puedan compartir nuestra pasión por el agua.

¡Conviértete en un actor de la transformación ecológica uniéndote a nosotros! 🌿 🌍

Misión del puesto:

Apoyar las operaciones de fábrica dentro de Supply Chain mediante la gestión integral de procesos administrativos y financieros, con énfasis en la validación y contabilización de facturas de proveedores.

Responsabilidades principales:

Gestión Administrativa y Sistemas SAP:

• Utilizar SAP a nivel avanzado en entorno FI - VIM Vendor Invoice Management (Gestión de Facturas de Proveedores) y MM , como herramienta estratégica para la gestión integral los procesos de seguimiento, validación y aprobación de los flujos de las facturas de los proveedores, previo a su contabilización. 

• Gestionar documentación administrativa incluyendo  recopilación de las validaciones de pedidos, albaranes, y certificados de materiales, requeridos para la validación de las facturas , garantizando trazabilidad completa en el sistema

• Obtención de datos para declaraciones adiciones de compras (ROSH e Intrastad) 

• Generar reportes de seguimiento y cumplimiento de contabilizaciones y validaciones de los pagos a proveedores 

• Optimizar procesos administrativos mediante el uso eficiente de SAP y herramientas complementarias (Office, Gtools)

Gestión de Proveedores,  Supply Chain y Compliance:

• Coordinar el proceso de aprobación y onboarding de nuevos proveedores a través de plataforma Supplier on (o equivalente), asegurando cumplimiento de estándares corporativos

• Mantener actualizada la base de datos de proveedores, gestionando solicitudes  cambios en información legal, bancaria y de contacto

• Gestionar y resolver incidencias relacionadas con validaciones para pagos a proveedores, manteniendo relaciones comerciales saludables

• Capacidad de gestión con el equipo de Supply Chain para obtener la documentación y validaciones necesarias para el proceso de validación de facturas. 

• Mantener capacidad organizativa excepcional para gestionar múltiples prioridades y cumplir con plazos establecidos

• Soporte administrativo en tareas de control del personal: credenciales, fichaje horario, control de accesos, visitas 

Otros procesos  Administrativos:

• Gestión completa de workflows para  gastos generales de la entidad: seguros, facturas intercompany, servicios generales, informática y ofimática, telefonía, formaciones,  impuestos y otros costes similares

• Soporte administrativo en tareas de QEHS: documentación de formación de empleados

Mejora Continua y Formación:

• Completar formación requerida en sistemas IMS (Integrated Management System), LMS (Learning Management System).
• Identificar oportunidades de mejora en procesos administrativos y proponer soluciones que agreguen valor al departamento.
• Mantenerse actualizado en mejores prácticas de supply chain y herramientas digitales.

Requisitos del puesto:

• FPI de Administración y Finanzas, Delineación o similar.

• Al menos 7 años de experiencia en entornos de supply chain, logística o  procurement.

• Al menos 7 años de experiencia en gestión administrativa con enfoque en procesos de compras y relación con proveedores.

• Dominio avanzado de SAP MM (Materials Management): Experiencia práctica en gestión de pedidos, recepciones, maestros de proveedores y materiales

• Nivel intermedio de Inglés

Competencias necesarias para desempeñar el puesto:

• Conocimientos sólidos en herramientas de ofimática (entorno Google)

• Excelentes habilidades organizativas y capacidad para gestionar múltiples tareas en entornos dinámicos

• Orientación al detalle y precisión en el manejo de documentación y transacciones financieras

• Proactividad y capacidad de resolución de problemas de manera independiente

• Habilidades interpersonales para trabajar efectivamente con equipos multifuncionales y proveedores externos

Como empresa inclusiva, Veolia está comprometida con la diversidad y valora todas las solicitudes sin discriminación.