OFFICIER PROGRAMME

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.

Fondé en 1933, International Rescue Committee (IRC) a pour mission d'aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance ont été brisés par des conflits et des catastrophes à survivre, se rétablir et reprendre leur avenir en main. Depuis 1996, IRC-RDC répond aux besoins humanitaires et de développement des populations congolaises et réfugiées en RDC, tout en s’efforçant de promouvoir leurs droits et de renforcer leur santé, leur sécurité, leur bien-être économique, leur éducation et leur pouvoir décisionnel. Actuellement, IRC intervient dans les domaines de la santé (y compris sexuelle et reproductive), de la nutrition, de l’eau, l’hygiène et l’assainissement (WASH), de la protection de l’enfance et des femmes, de la bonne gouvernance et de la gestion des conflits, et enfin, du redressement économique et du développement.

DESCRIPTIF DU POSTE

L'Officier(e) de programme est en appui pour toutes les tâches de support et d’opérations (administratif, logistique, financier). Il/Elle travaille avec un nombre limité de projets sous la supervision du (de la) Coordonnateur (trice) de projet ayant le budget le plus important. Il/Elle collabore étroitement avec le (la) Coordonnateur (trice) de projet. Il/elle est basé à Bunia avec des missions ponctuelles d’appui sur le terrain, et répondra à une personne désignée comme superviseur direct.

RESPONSABILITES CLES

Planification et mise en œuvre des activités de support au programme

Du point de vue Administratif :

• Rédiger tout mémo, communiqués, lettres, rapport ou compte-rendu à la demande des projets ;
• Préparer les documents administratifs nécessaires à l’équipe et au bon déroulement des activités sur le terrain (ex : ordres de mission, demande d’avance, etc.) ;
• Assurer l'archivage des documents en utilisant un système de classification qui assure l'organisation et la confidentialité des données ;
• Réceptionner, enregistrer, expédier les courriers administratifs (lettres reçues et lettres expédiées).

Du point de vue Logistique et support :

• Préparer les demandes d’articles, les demandes de sortie du stock et tout autre document administratif requis pour l’achat ou le transport d’items et de matériels, à la demande du (de la) Coordonnateur (trice) de projet ;
• Communiquer avec la logistique, afin de faire le suivi des PRs en attente d’approbation, les commandes (POs) ou contrats de services en suspens ou en retard, et les items/services déjà reçus sur le terrain et en attente de paiement ;
• Lorsque des informations supplémentaires sont requises de la part de l’équipe-projet, rechercher activement et rapporter à la Logistique le plus rapidement possible ces informations ;
• Consigner l’état de toutes les commandes en cours et à venir dans un procurement plan au format Excel (canevas imposé) et informer régulièrement le (la) Coordonnateur (trice) de projet des commandes en suspens, en retard, ou dont on n’a aucune nouvelle ;
• Lors de la réception d’une commande, assurer la vérification et la conformité de la qualité et de la quantité des items et matériels commandés ;
• Assurer l’enregistrement, l’archivage de qualité des tous les documents concernant les données sur l’entrée et sortie de stock de tous les matériels, (Rapport de livraison, way Bill, Bon de réception des matériels) ;
• Suivre l’évolution des stocks – en collaboration avec le Supply Chain et le Warehouse Officer – et alerter le (la) Coordonnateur (trice) de projet en cas de rupture à venir ou de surstock, afin de les éviter ;
• Préparer le planning des mouvements hebdomadaire de l’équipe-projet sur le terrain, en coordination avec le (la) Coordonnateur (trice) de projets et l’unité de Supply Chain ;
• Au besoin, faciliter l’organisation des formations et ateliers prévus par les équipes-projet.

Du point de vue Financier :

• Préparer les documents financiers (demande de paiement, demande et justificatif d’avance, etc.) ;
• Assurer le suivi régulier des signatures sur des documents expédiés au département de finances dans le processus de la mise en œuvre des activités des projets ;
• Appuyer l’élaboration et la mise à jour régulière de la liste de numéros M-PESA de l’ensemble des partenaires et acteurs locaux devant bénéficier d’un paiement, afin de faciliter les paiements électroniques conformément aux attentes du bailleur ;
• Préparer et soumettre à la Finance pour le compte des équipes-projet les demandes d’avance ou de remboursement, les demandes de paiement et les justificatifs correspondants ;
• Communiquer avec la Finance à Bunia, si des items/services reçus sur le terrain ne sont pas marqués comme « payés » dans le System/Power BI dans Intégra alors qu’ils le devraient, jusqu’à ce que les paiements des fournisseurs/prestataires aient bien lieu et soient correctement reflétés dans le système ;
• Faire le suivi des dépenses, et alerter le (la) Coordonnateur (trice) en cas de dépassement ou de sous-dépenses inquiétants sur les lignes du Programme, en cas d’apparition de transactions visiblement mal codées, et en cas de transactions « manquantes » ;
• Échanger avec la Finance en cas de recodage de transaction à effectuer, et veiller à ce que ces recodages soient effectuées et visibles dans le système le plus rapidement possible.

Suivi du partenaire local de mise en œuvre :

• Veiller à obtenir et à archiver (physiquement et électroniquement) l’ensemble des contrats de services, accords de partenariat ou accords de contributions en nature, dûment signés par IRC et par chacun des partenaires locaux concernés ;
• Accompagner et orienter techniquement les partenaires dans l’établissement des pièces justificatives de qualité respectant la procédure de IRC et des bailleurs ;
• Préparer les déplacements des consultants et partenaires avant leur mission de terrain (réservation des vols, planification des mouvements, autorisation de voyage, ordre de mission, etc.) ;
• Préparer les demandes de fonds des consultants et partenaires, faire le suivi de leur paiement et s’assurer que la liquidation des fonds qui leurs ont été alloués se fait conformément aux procédures IRC.

Intégration et Développement au sein de l’équipe

• Collaborer avec tous les départements d’IRC pour identifier des solutions aux problèmes administratifs, logistiques, et financiers qui pourront se poser lors de la mise en œuvre du projet, en concertation avec le (la) Coordonnateur (trice) s de projet ;
• Etablir une relation positive avec les membres de la communauté et les partenaires, et veiller au strict respect de la confidentialité ;
• Sur demande du (de la) Coordonnateur (trice) de projet, assister aux réunions internes et externes à IRC.

PROFIL REQUIS

• Avoir un diplôme universitaire en science sociale, économique, informatique et tout autre domaine apparenté ;
• Professionnel expérimenté dans l’appui administratif, logistique, budgétaire et financier à la réalisation de projets humanitaires ;
• Expérience au sein d’une ONG internationale mettant en œuvre des activités dans le secteur de la santé et/ ou de l’urgence, notamment dans le domaine de la prévention et contrôle de l’infection ;
• Au moins 3 ans d’expérience antérieure au poste similaire constitueront un atout ;
• Expérience du travail en collaboration avec des partenaires et acteurs locaux ;
• Excellentes capacités d’organisation, de planification et de priorisation des activités et des tâches ;
• Solide expérience du suivi des achats et des dépenses (la maîtrise du BvA System/integra est un atout.) ;
• Bonne connaissance des procédures financières et logistiques de base (et idéalement, d’IRC) ;
• Excellentes capacités de coordination, de communication et de motivation ; esprit d’équipe ;
• Expérience dans l’encadrement de personnels et de leur renforcement de capacités par le coaching et la supervision formative ;
• Bonne maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit (la maîtrise du swahili et/ou des langues locales parlées en Ituri;
• Bonne maîtrise du pack Office (Word, Excel, Power Point) ;
• Esprit d’initiative et capacité à travailler de façon autonome ;
• Qualités humaines et interpersonnelles (ex : tact, ouverture d’esprit, pédagogie) ;
• Expérience de travail dans un contexte difficile (ex : insécurité, infrastructures minimales…), sous pression et dans un contexte d’urgence ;
• Grande intégrité.

Note pour le personnel de terrain IRC : “Engagement envers les clients : En s'engageant à mettre en œuvre une programmation axée sur le client, l'IRC place les personnes qu'elle sert - ses clients - au centre de sa programmation et de ses services. Le personnel de l'IRC a un rôle important à jouer pour soutenir la mise en œuvre d'une programmation axée sur le client en sensibilisant la communauté et les clients aux mécanismes de retour d'information existants et à la manière de les utiliser, y compris les processus de réponse, l'accès et l'éligibilité aux services, et en contribuant à la création d'une culture institutionnelle qui incite le personnel à écouter les clients, à communiquer et à répondre à leurs demandes, à leurs commentaires et à leurs plaintes.”

Normes de conduite professionnelle: Les travailleurs de l’IRC doivent respecter les valeurs et les principes énoncés dans l’IRC WAY - Standards de conduite professionnelle. Il s’agit de l’Intégrité, du Service, de la Responsabilité et de l’Egalité.

Sauvegarde : Adhérer rigoureusement à la politique de sauvegarde de l’enfant et de l’adulte d’IRC et toutes les autres politiques, notamment celles relatives à la sécurité et la prévention de la fraude. Conformément à la sauvegarde, l’IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires/clients contre l’exploitation et les mauvais traitements, la protection des enfants, l’Anti-harcèlement dans le milieu du travail, l’intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.

Employeur de l’égalité des chances : L’IRC est un employeur de l’égalité des chances. L’IRC considère tous les demandeurs d’emploi sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à la nationalité, à la religion, à l’orientation sexuelle, à l’âge, à l’état matrimonial, au statut d’ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi.

Diversité, Inclusion et Egalite Genre : IRC reconnaît et honore la valeur fondamentale et la dignité de tous les individus. Nous sommes un employeur offrant l'égalité des chances et considérons tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, le sexe, la couleur, l'origine nationale, la religion, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, l'âge, l'état matrimonial, le statut d'ancien combattant ou le handicap. IRC s'est également engagé à réduire l'écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice aux femmes pour participer à notre main-d'œuvre, y compris un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d'autres avantages de soutien.

Engagement en partenariat : IRC s’engage à travailler en partenariat avec les organisations locales de manière équitable, transparente et collaborative. Tous les postes au sein de l’IRC exigent la promotion des principes de redevabilité mutuelle, de partage de capacités, de co-création et de respect de l’expertise locale. Le/la titulaire contribuera activement à des relations de partenariat solides, inclusives et fondées sur la confiance. Tous les employés de l’IRC doivent impérativement défendre et respecter les six principes de partenariat (Egalité, Complémentarité, Réciprocité, Solidarité, Recherche de résultats, Humilité)

PRESENTATION DU DOSSIER

• Lettre de demande d’emploi (Maximum 1 page);
• Curriculum Vitae à jour (Max 3 pages) à soumettre en français ou en anglais avec les noms, fonctions, numéro de téléphone et adresse électronique d'au moins quatre références professionnelles dont une référence professionnelle de RH et une brève explication de leur relation professionnelle avec vous (par exemple " mon superviseur direct " etc.). A Noter que IRC se réserve le droit de contacter toute autre personne ayant travaillé avec le candidat lors de ses anciennes expériences ;
• Copies des diplômes, attestations des services rendus, recommandations provenant uniquement d’anciens employeurs, d’une pièce d’identité, de la carte de demandeur d’emploi obligatoire livrée par l’ONEM ;
• Toute personne vivant avec Handicap devra le signaler en en-tête de son CV en gras.

A compétences égales, la préférence sera donnée à une candidature féminine.

DEPOT DES CANDIDATURES : Du 25 septembre 2026 au 06 octobre 2026

• Seules les personnes dont la candidature aura retenu l’intérêt d’IRC seront contactées pour la suite du processus ;
• En vue de gagner en temps dans le traitement de ce recrutement, l’équipe en charge analysera les dossiers des candidats au fur et à mesure qu’ils seront reçus. Cette méthode peut amener à la clôture de ce processus avant la date finale de réception des candidatures, si les meilleurs candidats sont identifiés lors de traitement progressif des dossiers. IRC vous encourage à ne pas attendre le dernier jour de la clôture de l’offre pour postuler ;
• Tout dossier de candidature non retenue sera détruit. IRC se réserve le droit de demander à voir les originaux des documents fournis par les candidats qui seront retenus.

En vue de soutenir la femme, IRC offre des conditions particulières à la femme en payant 14 semaines des congés de maternité à 100%. Jusqu’au premier anniversaire de l’enfant, la mère a droit à un maximum de deux heures par journée de travail pour l’allaitement. Cette période de repos est rémunérée et comptabilisée comme temps de travail. Dans le souci de permettre aux staffs féminins IRC qui ont des bébés en âge d’allaitement de concilier leur responsabilité familiale avec les missions sur terrain, il sera autorisé à ces staffs de voyager à bord de véhicules IRC avec leurs bébés et si nécessaire avec une personne accompagnatrice.

Les employés IRC ont droit à deux jours des congés annuels. Le droit aux congés augmente en fonction de l’ancienneté. La culture organisationnelle IRC offre un environnement de travail sûr et épanouissant pour tous ses employés avec des mesures de flexibilité axées au bien être de son personnel. A ce titre, la grille salariale IRC demeure compétitive à tous les grades.

« Il est porté à la connaissance des candidats qu’IRC ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée aux numéros verts suivants 0829777572 et 0999972021, car contraire aux valeurs et aux pratiques de notre organisation. »

Professional Standards:All International Rescue Committee workers must adhere to the core values and principles outlined inIRC Way - Standards for Professional Conduct. Our Standards are Integrity, Service, Equality and Accountability. In accordance with these values, the IRC operates and enforces policies onSafeguarding, Conflicts of Interest, Fiscal Integrity, and Reporting Wrongdoing and Protection from Retaliation. IRC is committed to take all necessary preventive measures and create an environment where people feel safe, and to take all necessary actions and corrective measures when harm occurs. IRC builds teams of professionals who promote critical reflection, power sharing, debate, and objectivity to deliver the best possible services to our clients.

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