Meeting Planner

Amex GBT is a place where colleagues find inspiration in travel as a force for good and – through their work – can make an impact on our industry. We’re here to help our colleagues achieve success and offer an inclusive and collaborative culture where your voice is valued.

Missions principales / What you will do:

• Poste au sein d’une équipe d’une dizaine personnes, sous la responsabilité d’un Team Leader et d’un Account Manager, dédiés à un compte pharmaceutique
• Gestion des événements clients en France essentiellement : congrès, symposias, séminaires, formations, stands, lancement de produit, incentive.
• Gestion des fournisseurs et prestataires une fois la recherche d’hôtels terminée par les équipes soucing : recherche autres prestataires (hôtels, transferts, restauration, Housing bureau…), contractualisation, suivi des prestations
• Organiser des prestations de qualité dans le respect du devis et des attentes du client et suivi des participants
• Gestion du budget, de la facturation et du recouvrement
• Assurer le suivi du reporting exigé par le client et via des outils informatiques spécifiques
• Respect des process internes de back office et du process d’audit client
• Utilisation des outils internes ou clients pour la gestion des événements 
• Relation client : travail en collaboration avec le demandeur interne (marketing, médical, chef de produit, communication, direction, assistante de direction…)
• Capacité à travailler sur un compte global : collaboration inter pays, benchmark des best practices, des process…

Savoir-fair/ What we're looking for:

• Diplôme dans le tourisme, l’événementiel ou l’hôtellerie ou formation similaire
• Minimum 3 ans d’expérience dans l’organisation logistique d’événements pour l’industrie pharmaceutique : Sunshine Act, règles Compliance et DMOS. La rémunération sera adaptée au niveau d’expérience.
• Expérience dans un poste similaire au sein d’une agence événementielle ou tourisme d’affaire
• Utilisation du Pack office (excellente maîtrise d’excel, word et powerpoint); connaissance de Cvent serait un plus
• Aptitude solide à la négociation avec des partenaires comme les chaînes hôtelières, les agences réceptives, restaurants ou prestataires techniques
• Très bon niveau en communication écrite et orale
• Bon niveau d’anglais (parlé et écrit)
• Aptitude à fournir un travail soigné et précis, gestion efficace du temps et talent d’organisation
• Aptitude à travailler en équipe, flexibilité, ouverture, proactivité
• Dynamisme, engagement, intégrité et bon état d’esprit

Location

The #TeamGBT Experience

Work and life: Find your happy medium at Amex GBT.

• Flexible benefitsare tailored to each country and start the day you do. These include health and welfare insurance plans, retirement programs, parental leave, adoption assistance, and wellbeing resources to support you and your immediate family.

• Travel perks: get a choice of deals each week from major travel providers on everything from flights to hotels to cruises and car rentals.

• Develop the skills you wantwhen the time is right for you, with access to over 20,000 courses on our learning platform, leadership courses, and new job openings available to internal candidates first.

• We strive to champion Inclusion in every aspect of our business at Amex GBT. You can connect with colleagues through our global INclusion Groups, centered around common identities or initiatives, to discuss challenges, obstacles, achievements, and drive company awareness and action.

• And much more!

All applicants will receive equal consideration for employment without regard to age, sex, gender (and characteristics related to sex and gender), pregnancy (and related medical conditions), race, color, citizenship, religion, disability, or any other class or characteristic protected by law.

Click Here for Additional Disclosures in Accordance with the LA County Fair Chance Ordinance.

Furthermore, we are committed to providing reasonable accommodation to qualified individuals with disabilities. Please let your recruiter know if you need an accommodation at any point during the hiring process. For details regarding how we protect your data, please consult theAmex GBT Recruitment Privacy Statement.

What if I don’t meet every requirement? If you’re passionate about our mission and believe you’d be a phenomenal addition to our team, don’t worry about “checking every box;" please apply anyway. You may be exactly the person we’re looking for!