Finance Administrator

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Finance
Permanent

Today, the Royal College has over 55,000 members and the vision remains to advance the learning for specialist physicians to deliver the best health care for all. The Royal College partners and collaborates to lead the evolution of specialty medical education and standards; support specialist physicians, learners and teams to continuously improve; and advocate for excellence in specialty medicine by supporting innovation, well-being, equity and person-centered care. We are a national, nonprofit organization established in 1929 by a special Act of Parliament to oversee the medical education of specialists in Canada.

Reporting to the Controller and working closely with the Finance team, the Finance Administrator manages accounts receivable to ensure invoices, receipts, and financial data are accurate and processed on time. The role includes bank reconciliations, exam registration accounting, month-end and year-end closing, and acting as a payroll backup. The Finance Administrator also supports the annual dues and Maintenance of Certification (MOC) fee process, including billing, collections, reconciliations, and related financial reporting.

Here’s an insight into your typical day-to-day:
• Coordinate all processes related to accounts receivable, including creating invoices and issuing statements
• Process payments and refunds, prepare deposits, and ensure transactions are entered and reconciled daily
• Reconcile transactions between systems and resolve any discrepancies
• Prepare monthly account reconciliations involving high-volume transactions and record adjusting entries as required
• Provide support to members and exam candidates by responding to account-related emails and phone inquiries
• Administer Time and Labour activities, including setting up new activities, adding employees, reviewing outstanding timecards, end-dating projects or employees, and training users
• Collaborate with the Finance team to monitor, evaluate, and improve AR-related processes and identify system issues
• Prepare monthly bank reconciliations and assist with financial reports as required
• Act as backup for payroll and process payroll periodically throughout the year
• Perform other related duties as assigned

Does this sound like you?
• Undergrad or College Diploma in Accounting or related field of study
• 3 years of related experience
• Payroll experience is a strong asset.
• Solid accounting knowledge and attention to detail.
• Proficient in Microsoft Office, with advanced Excel skills and experience with database applications.
• Skilled in analyzing, interpreting, and synthesizing data.
• Excellent organizational, time management, and coordination abilities; able to manage priorities and support team deliverables

How to get noticed?
Please apply through our UKG recruitment platform with your résumé, covering letter and salary expectations by October 5th, 2026.

The Royal College invites applications from all qualified applicants. The Royal College is strongly committed to employment equity and diversity in the workplace and encourages applications from Black, racialized/visible minorities, Indigenous/Aboriginal people, women, persons with disabilities, and 2SLGBTQQIA+ persons.

We sincerely thank all applicants for their interest; however, we will only contact those under consideration. An eligibility list may be established for similar positions of various tenures. The list will be retained for a maximum period of 18 months.

The Royal College supports a hybrid work environment which includes a combination of working both onsite in Ottawa and from home.

The Royal College will provide support in its recruitment processes for applicants with disabilities, including accommodation that considers an applicant’s accessibility needs. If you require accommodations during the interview process, please contact careers@royalcollege.ca

Please note that the job advertisement will no longer be available once the position has closed.

Band 4 - Salary ranges from $51,106.00 to $63,933.00

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Administratrice des finances ou administrateur des finances
Services financiers
Poste permanent

Vous aimez travailler avec des chiffres, résoudre des énigmes financières et vous assurer de l’exactitude des comptes? Vous possédez les compétences nécessaires dans Excel, avez le souci du détail et souhaitez soutenir une équipe financière collaborative? Si c’est le cas, le poste annoncé offre une combinaison dynamique de responsabilités et vous permet de travailler de façon variée, stimulante et enrichissante chaque jour. Date limite : 5 octobre 2026

Le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada compte aujourd’hui plus de 55 000 membres, mais sa vision reste la même : faire progresser l’apprentissage des médecins spécialistes pour offrir les meilleurs soins de santé à toute la population. De façon concertée et en partenariat, il dirige l’évolution de la formation médicale spécialisée et des normes dans ce domaine, et contribue ainsi à l’amélioration constante des médecins spécialistes, de la communauté apprenante et des équipes professionnelles. En outre, son appui à l’innovation, au bien-être, à l’équité et aux soins centrés sur la personne reflète son engagement à l’égard de l’excellence en médecine spécialisée. Le Collège royal est un organisme sans but lucratif d’envergure nationale créé en 1929 en vertu d’une loi spéciale du Parlement dans le but d’encadrer la formation médicale des spécialistes au Canada.

Relevant du contrôleur ou de la contrôleuse et travaillant en étroite collaboration avec l’équipe des finances, vous gérerez les comptes débiteurs pour vous assurer que les factures, les reçus et les données financières sont exacts et traités à temps. Vous assurerez les rapprochements bancaires, la comptabilité des inscriptions aux examens, la fermeture des mois et des exercices et, le cas échéant, un soutien à la paie. Vous appuierez également le processus de cotisation annuelle et des droits de participation au programme de Maintien du certificat (MDC), y compris la facturation, le recouvrement, les rapprochements et les rapports financiers connexes.

Aperçu de votre rôle au quotidien
• Coordonner tous les processus liés aux comptes débiteurs, y compris la création de factures et l’émission de relevés
• Traiter les paiements et les remboursements, préparer les dépôts et s’assurer que les transactions sont entrées et conciliées quotidiennement
• Concilier les transactions entre les systèmes et résoudre les écarts
• Préparer des rapprochements de comptes mensuels comportant des transactions à grand volume et enregistrer les entrées d’ajustement au besoin
• Offrir du soutien aux membres et aux candidats et candidates en répondant aux courriels et aux demandes par téléphone au sujet du compte
• Administrer les activités liées au temps et à la main-d’œuvre, y compris la mise en place de nouvelles activités, l’ajout de membres du personnel, la révision des feuilles de temps en suspens, la fin de projets ou de titulaires d’un poste et la formation des utilisateurs et utilisatrices
• Collaborer avec l’équipe des Finances afin de surveiller, d’évaluer et d’améliorer les processus liés aux comptes débiteurs et de cerner les problèmes systémiques
• Préparer des rapprochements bancaires mensuels et aider à produire des rapports financiers au besoin
• Servir de soutien pour la paie et traiter la paie périodiquement tout au long de l’année
• S’acquitter des autres tâches connexes qui vous sont confiées

Ce profil vous correspond?
• Diplôme collégial ou de premier cycle en comptabilité ou dans un domaine d’études connexe.
• Trois années d’expérience en lien avec le poste.
• L’expérience de la paie est un atout important.
• Solide connaissance de la comptabilité et souci du détail.
• Maîtrise de Microsoft Office, compétences avancées dans Excel et expérience des bases de données.
• Compétences en analyse, en interprétation et en synthèse de données.
• Sens aigu de l’organisation, de la gestion du temps et de la coordination; capacité à gérer les priorités et à soutenir les livrables de l’équipe

Pour postuler
Veuillez poser votre candidature dans la plateforme de recrutement UKG, et joindre votre curriculum vitæ, une lettre de motivation et vos attentes salariales d’ici le 5 octobre 2025.

Le Collège royal invite toutes les personnes qualifiées à postuler. Fermement engagé à l’égard de l’équité en matière d’emploi et de la diversité en milieu de travail, il encourage les personnes noires, autochtones ou appartenant à un groupe ethnique particulier, les femmes, ainsi que les personnes handicapées et 2SLGBTQQIA+ à poser leur candidature.

Nous remercions toutes les personnes qui manifestent leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu’avec celles dont la candidature aura été retenue. Une liste d’admissibilité pourrait être établie afin de pourvoir des postes similaires de durées diverses. La liste sera conservée pendant 18 mois.

Le Collège royal favorise un mode de travail hybride, combinant le travail sur place à Ottawa et le travail à domicile.

Le Collège royal apportera son soutien aux personnes handicapées dans le cadre de ses processus de recrutement, notamment en proposant des mesures d’adaptation qui tiennent compte de leurs besoins en matière d’accessibilité. Si vous souhaitez vous en prévaloir, communiquez avec nous à l’adresse careers@collegeroyal.ca.

Veuillez noter qu’il ne sera plus possible de consulter cette offre d’emploi une fois que le poste sera pourvu.

Échelon 4 – Salaire de 51 106 $ à 63 933 $