People Advisor, Americas - Canada

HKA is a global leader in risk mitigation, dispute resolution, and expert witness services. We tackle complex challenges with our multi-disciplinary expertise.

As trusted consultants and advisors, we deliver solutions in uncertain and disputed situations, ensuring the best outcomes for clients worldwide. Our experts have testified globally on major cases spanning across a wide range of industries and sectors.

As part of the HKA team you can expect:

• A strong collaborative culture with a mutual pursuit of your success alongside the success of our teams.

• The opportunity to solve problems creatively, contribute to our innovative direction, and be valued as an individual

• The ability to leverage HKA’s strong network and presence in various industries and reputation to accelerate career development and connections.

The Opportunity:

We are seeking a People Advisor, Americas to support the day-to-day operations of the People Business Partnering Team across the United States and Canada, with a particular focus on strengthening and standardizing people processes for our Canada-based employees, including Quebec. This full-time role is ideal for someone early in their People career who enjoys delivering excellent employee service and supporting key People processes across the employee lifecycle. Responsibilities include onboarding, offboarding, employee records management, employee inquiries, benefits and leave administration support, employee engagement activities, reporting, and general People administration. Live the right actions and behaviors to deliver our global people vision of "Everything we are improving together makes HKA a great place for our excellent people to work, grow, and enjoy."

This role is a hybrid position located in either Toronto, ON or Montréal, QB. This individual will be expected to commute three days per week to work in our local office.

Key Responsibilities:

• Serve as a first point of contact for routine People Team questions, helping employees navigate policies, processes, systems, and forms.

• Maintain accurate employee records in People systems and personnel files, ensuring information is complete, current, and handled confidentially.

• Prepare, process, and track documentation related to new hires, employee changes, leaves, transfers, terminations, and other employment lifecycle events.

• Coordinate pre-employment onboarding activities, including offer letter administration, background check coordination, onboarding documentation, new hire communications and orientation, and People system updates, and collaborating with local contacts supporting onsite/team orientation.

• Support benefit and leave administration processes by coordinating documentation, tracking requests, and assisting with employee communications.

• Prepare and maintain standard employee reports, workforce metrics, and data audits to support operational reporting and People Team decision-making.

• Support employee engagement programs and initiatives, including communications, events, surveys, and recognition activities.

• Support recurring People Team activities such as reporting, data audits, employee communications, policy acknowledgements, and compliance tracking.

• Support the documentation and maintenance of People processes, templates, checklists, and guidance materials.

• Coordinate the administration and tracking of required employment notices, workplace postings, and employee documentation across the U.S. and Canada.

• Provide ad hoc support to our global people team where French translation may be needed.

• Support People Business Partners with administrative and operational activities that contribute to positive employee experience.

Canada-specific responsibilities:

• Assist with Canada-focused People administration, including required notices, personnel file processes, workplace postings coordination, and documentation practices.

• Support the administration and tracking of Canada-specific leaves, accommodations, sick time, wage/hour documentation, and related employee communications, in partnership with People leadership and external advisors as needed.

• Partner with People Business Partnering team members to document and improve Canada-specific People workflows, checklists, templates, and process guidance.

• Serve as a key coordinator for Canadian HR administration processes, supporting employee populations across Canada, includingQuebec.

• Stay current on provincial employment laws and regulations.

• Bachelor's degree in Human Resources, Business Administration, or a related field.

• 2+ years of experience in human resources, employee services, recruitment coordination, administration, or a related role.

• Must be fluent in French and English: reading, writing, speaking.

• Experience supporting employee populations in the United States and Canada, with direct experience supporting employees in Quebec.

• General knowledge of Canadian employment legislation and HR practices, including familiarity with employment standards and leave requirements.

• Familiarity with leave management processes and employee lifecycle administration.

• Strong verbal and written communication skills.

• Excellent customer service skills and strong problem-solving skills with the ability to identify issues, gather information, and support timely resolution.

• Strong attention to detail and ability to manage confidential information with discretion.

• Strong organizational skills with the ability to manage multiple priorities and deadlines within a high volume and fast-paced environment.

• Ability to work collaboratively with a team-orientation across a matrixed, professional services environment.

Preferred:

• Ideally worked successfully in a global professional services firm previously.

• Demonstrate the ability to identify process gaps and suggest practical improvements.

• Familiarity with Workday, Paylocity, or other HRIS platforms.

• Experience supporting employee engagement initiatives or events.

• Understanding of basic project management principles, including planning, coordination, organization, and follow-through.

• Self-driven,andcomfortable withworking throughnavigatingprocesses from start to finish.

• HR certification (CPHR, CRHA, CHRP) or course relevant accredited coursework is an asset.

Compensation:HKA offers an annual salary range for this opportunity between CAD 70,000 and 90,000 depending on evaluation of transferable skills, qualifications and experience. HKA offers employees full benefits including health/dental/vision, retirement plan with company match, paid time off and more. More detail can be provided upon request.

At HKA we recognize that our people are critical to our ongoing success. Our priority is to provide an inclusive and collaborative culture aimed at providing the best opportunities for our people to thrive and develop in their chosen career path.

Our Global Recruitment team is committed to providing an authentic candidate experience for all those who take the time to apply to HKA. We are committed to providing an efficient and insightful recruitment process giving candidates a true reflection of life at HKA. 

Fairness and Equality at HKA:

HKA works hard to provide a welcoming environment for all of our employees. We are committed as a business on the continued improvement of our fairness and equality strategy. Please visit our careers page for further information or feel free to ask our recruitment team for further information.

All HKA employment decisions shall be made in accordance with controlling laws and based on merit.

Stay Alert: Protect Yourself from Phishing Scams

Please be aware that HKA only publishes official job postings on our website (Join Us | HKA) and on verified job boards. We will never ask for sensitive personal information during the job application process. If you have any doubts, we recommend you visit our website to verify job listings before applying. If you would like more confirmation, please feel free to email us atenquiries@hka.com to check the authenticity of a job posting.

HKA est un chef de file mondial en gestion des risques, en résolution de différends et en services de témoignage d'experts. Nous relevons des défis complexes grâce à notre expertise multidisciplinaire.

À titre de consultants et conseillers de confiance, nous apportons des solutions dans des situations incertaines et litigieuses, garantissant ainsi les meilleurs résultats pour nos clients partout dans le monde. Nos experts ont témoigné dans le cadre d'affaires majeures à l'échelle internationale, couvrant un large éventail d'industries et de secteurs.

En tant que membre de l'équipe HKA, vous pouvez vous attendre à :

• Une culture de collaboration solide, fondée sur la réussite mutuelle de nos employés et de nos équipes.

• L'occasion de résoudre des problèmes de manière créative, de contribuer à notre culture d'innovation et de voir votre contribution individuelle reconnue.

• L’opportunité de vous appuyer sur la notoriété et le vaste réseau sectoriel de HKA pour propulser votre carrière et vos relations professionnelles.

L'occasion :

Nous sommes à la recherche d'un(e)Conseiller(ère) RH (People Advisor), Amériques pour soutenir les activités quotidiennes de l'équipe dePartenariat d'affaires RH (People Business Partnering) aux États-Unis et au Canada, avec une attention particulière portée au renforcement et à la normalisation des processus RH destinés à nos employés basés au Canada, y compris au Québec.

Ce poste à temps plein convient parfaitement à une personne en début de carrière en ressources humaines qui aime offrir un excellent service aux employés et soutenir les principaux processus RH tout au long du cycle de vie des employés. Les responsabilités comprennent notamment l'intégration et le départ des employés, la gestion des dossiers du personnel, les demandes des employés, le soutien à l'administration des avantages sociaux et des congés, les activités d'engagement des employés, la production de rapports ainsi que l'administration générale des ressources humaines.

Ce rôle contribue à notre vision mondiale des ressources humaines :

« Tout ce que nous améliorons ensemble fait de HKA « un milieu de travail formidable où nos collaborateurs d’exception peuvent s'épanoui,r évoluer et réaliser leur plein potentiel. »

Ce poste hybride est basé à Toronto (Ontario) ou à Montréal (Québec) où la personne retenue devra travailler en présentiel trois jours par semaine.

Principales responsabilités:

• Agir comme premier point de contact pour les questions courantes adressées à l'équipe RH, en aidant les employés à comprendre les politiques, processus, systèmes et formulaires.

• Maintenir des dossiers d'employés exacts dans les systèmes RH et les dossiers du personnel, en veillant à ce que les informations soient complètes, à jour et traitées de manière confidentielle.

• Préparer, traiter et assurer le suivi de la documentation liée aux nouvelles embauches, aux changements d'emploi, aux congés, aux mutations, aux cessations d'emploi et aux autres événements du cycle de vie des employés.

• Coordonner les activités d'intégration préalable à l'embauche, notamment l'administration des lettres d'offre, la coordination des vérifications préalables à l'emploi, la documentation d'intégration, les communications destinées aux nouveaux employés, les séances d'accueil, les mises à jour dans les systèmes RH et la collaboration avec les contacts locaux responsables de l'accueil sur site et de l'intégration à l'équipe.

• Soutenir l'administration des avantages sociaux et des congés en coordonnant la documentation, en suivant les demandes et en participant aux communications destinées aux employés.

• Préparer et maintenir des rapports standards sur les employés, des indicateurs de main-d'œuvre et des vérifications de données afin d'appuyer les rapports opérationnels et la prise de décision de l'équipe RH.

• Soutenir les programmes et initiatives d'engagement des employés, y compris les communications, événements, sondages et activités de reconnaissance.

• Participer aux activités récurrentes de l'équipe RH telles que la production de rapports, les audits de données, les communications aux employés, les accusés de réception des politiques et le suivi de la conformité.

• Soutenir la documentation et la mise à jour des processus RH, modèles, listes de contrôle et guides de référence.

• Coordonner l'administration et le suivi des affichages obligatoires, avis d'emploi et documents destinés aux employés aux États-Unis et au Canada.

• Fournir un soutien ponctuel à l'équipe mondiale des ressources humaines lorsque des traductions en français sont requises.

• Soutenir les Partenaires d'affaires RH dans les activités administratives et opérationnelles contribuant à une expérience employé positive.

Responsabilités spécifiques au Canada

• Participer à l'administration RH propre au Canada, y compris les avis obligatoires, les processus liés aux dossiers du personnel, la coordination des affichages en milieu de travail et les pratiques documentaires.

• Soutenir l'administration et le suivi des congés, mesures d'adaptation, congés de maladie, documents relatifs aux salaires et aux heures travaillées ainsi que les communications associées, en collaboration avec les responsables RH et les conseillers externes, au besoin.

• Collaborer avec les membres de l'équipe de Partenariat d'affaires RH afin de documenter et d'améliorer les processus, listes de contrôle, modèles et guides propres au Canada.

• Agir comme coordonnateur(trice) clé des processus administratifs RH canadiens pour les employés partout au Canada, y compris au Québec.

• Maintenir ses connaissances à jour relativement aux lois et règlements provinciaux en matière d'emploi.

Compétences et expérience

Exigences

• Baccalauréat en ressources humaines, administration des affaires ou dans un domaine connexe.

• Minimum de deux (2) années d'expérience en ressources humaines, services aux employés, coordination du recrutement, administration ou dans un rôle similaire.

• Maîtrise obligatoire du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit.

• Expérience de soutien aux employés aux États-Unis et au Canada, incluant une expérience directe auprès d'employés au Québec.

• Connaissance générale de la législation canadienne du travail et des pratiques RH, notamment des normes d'emploi et des exigences relatives aux congés.

• Connaissance des processus de gestion des congés et de l'administration du cycle de vie des employés.

• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite.

• Solides compétences en service à la clientèle et en résolution de problèmes, avec la capacité d'identifier les enjeux, de recueillir l'information pertinente et de soutenir leur résolution en temps opportun.

• Grand souci du détail et capacité à traiter des informations confidentielles avec discrétion.

• Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités et échéances dans un environnement dynamique et à volume élevé.

• Capacité à collaborer efficacement dans un environnement matriciel de services professionnels.

Atouts

• Expérience réussie au sein d'un cabinet mondial de services professionnels.

• Capacité démontrée à repérer des lacunes dans les processus et à proposer des améliorations pratiques.

• Connaissance de Workday, Paylocity ou d'autres plateformes de systèmes d'information RH (SIRH).

• Expérience de soutien à des initiatives ou événements d'engagement des employés.

• Compréhension des principes fondamentaux de gestion de projet, notamment la planification, la coordination, l'organisation et le suivi.

• Autonomie et capacité à mener les processus à terme avec efficacité.

• Certification RH (CRHA, CRIA, CPHR, CHRP) ou formation reconnue pertinente constitue un atout.

Ce que nous offrons

Rémunération

HKA offre une échelle salariale annuelle comprise entre70 000 $CA et 90 000 $CA, selon l'évaluation des compétences transférables, des qualifications et de l'expérience.

HKA propose également un programme complet d'avantages sociaux comprenant :

• Assurance maladie, dentaire et soins de la vue

• Régime d'épargne-retraite avec contribution de l'employeur

• Congés payés

• Et bien plus encore.

Des renseignements supplémentaires peuvent être fournis sur demande.

Chez HKA, nous reconnaissons que nos employés sont essentiels à notre succès continu. Notre priorité est de favoriser une culture inclusive et collaborative qui offre à chacun les meilleures occasions de s'épanouir et de progresser dans sa carrière.

Notre équipe mondiale de recrutement s'engage à offrir une expérience authentique à tous les candidats qui prennent le temps de postuler chez HKA. Nous nous efforçons de mettre en place un processus de recrutement efficace, transparent et enrichissant, reflétant fidèlement la réalité du travail chez HKA.

Équité et inclusion chez HKA

HKA s'engage à offrir un environnement accueillant à l'ensemble de ses employés. Nous poursuivons activement l'amélioration continue de notre stratégie en matière d'équité, de diversité et d'inclusion.

Veuillez consulter notre page Carrières pour en savoir davantage ou communiquer avec notre équipe de recrutement pour toute question.

Toutes les décisions d'emploi chez HKA sont prises conformément aux lois applicables et sur la base du mérite.

Restez vigilant : protégez-vous contre les tentatives d'hameçonnage

Veuillez noter qu'HKA publie uniquement ses offres d'emploi officielles sur son site Web (Join Us | HKA) et sur des sites d'emploi vérifiés.

Nous ne demanderons jamais de renseignements personnels sensibles dans le cadre du processus de candidature. Si vous avez des doutes, nous vous recommandons de consulter notre site Web afin de vérifier l'authenticité des offres avant de postuler.

Pour toute vérification supplémentaire, vous pouvez communiquer avec nous àenquiries@hka.com afin de confirmer l'authenticité d'une offre d'emploi.