Assistant(E) Adv/Export

Description de fonction externe

• Réceptionner, contrôler et enregistrer les commandes clients.
• Établir et transmettre les devis et factures proforma : prix, conditions de paiement, délais, etc.
• Assurer le suivi des commandes de la mise en fabrication jusqu’à la livraison.
• Coordonner les opérations avec les usines et s’assurer de la disponibilité des produits, étiquettes, certificats, documents ADR/COC, etc.
• Organiser les expéditions et coordonner les transporteurs et transitaires.
• Préparer les liasses documentaires nécessaires à l’export, en fonction des exigences réglementaires des pays concernés.
• Passer et suivre les commandes auprès des fournisseurs internes et externes.
• Assurer la facturation des clients et le suivi des encours de crédit.
• Contrôler et valider les factures de transport.

• Assurer le suivi des indicateurs de performance : OTIF, respect des lead times, reprogrammations, motifs de reprogrammation, etc.
• Garantir la fiabilité et la cohérence des données renseignées dans les systèmes.
• Identifier les dysfonctionnements et contribuer à l’amélioration continue des performances du service.
• Participer à l’évolution et à l’amélioration des KPI et des processus ADV.

• Assurer une communication régulière avec les clients tout au long du traitement de leur commande.
• Répondre aux demandes des clients et les orienter vers les interlocuteurs appropriés lorsque nécessaire.
• Assurer l’interface entre les clients, les équipes internes, les usines, les fournisseurs et les prestataires logistiques.
• Identifier, suivre et contribuer à la résolution des réclamations, litiges et non-conformités, notamment en lien avec la qualité.
• Collecter et transmettre les informations nécessaires aux différents services et fournisseurs concernés.
• Assurer le suivi des impayés liés aux litiges ou réclamations non résolus.
• Veiller au respect des exigences en matière de sécurité sanitaire et de réglementation applicables aux commandes export.

• Assurer le remplacement ponctuel ou prolongé des collègues afin de garantir la continuité de l’activité.
• Être en mesure d’intervenir sur différents portefeuilles clients, pays ou entités juridiques selon les besoins du service.
• Faire preuve de flexibilité dans la répartition des portefeuilles afin de contribuer à un bon équilibre de la charge de travail.

• Bac +2 minimum, idéalement en Commerce International, ADV ou Logistique, ou expérience équivalente en ADV Export.
• Une première expérience dans un environnement international ou export est appréciée.

• Bonne connaissance des processus ADV, logistiques et export.
• Connaissances en réglementation douanière et fiscale.
• Maîtrise des outils bureautiques.
• Anglais professionnel courant, à l’écrit comme à l’oral.
• La maîtrise d’une autre langue étrangère constitue un atout.
• Excellent relationnel et sens du service client.
• Rigueur et sens de l’organisation.
• Réactivité et capacité à gérer les priorités.
• Adaptabilité et polyvalence.
• Autonomie et esprit d’équipe.
• Sens commercial et capacité à travailler avec des interlocuteurs variés.

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