Assistant de direction / Gestion administrative

ASI est un cabinet d’expertises numériques présent dans 7 agences en France. Nous concevons et développons des services numériques responsables, pensés pour avoir un impact positif sur les organisations, les utilisateurs et la société. Chez ASI, nous plaçons l’humain, l’expertise et le collectif au cœur de nos projets.

Dans cette annonce, le masculin est utilisé comme forme neutre et désigne aussi bien les femmes que les hommes.

Véritable relais administratif des agences de Rennes et Brest, l’Assistant(e) de Direction accompagne au quotidien les Directeurs d’Agence dans la gestion, l’organisation et le bon fonctionnement des activités. En lien étroit avec les équipes commerciales, les consultants et les fonctions support, il/elle contribue à la fluidité des opérations et à la qualité du suivi administratif.

Rattaché(e) au siège et au Directeur du Contrôle de Gestion, vous intégrerez également une équipe nationale d’assistant(e)s, favorisant la collaboration, le partage de bonnes pratiques et l’amélioration continue.

Vos missions

Administration des ventes

• Assurer l’administration des affaires et la gestion des documents contractuels dans l’ERP.
• Réaliser la facturation clients et en garantir le suivi.
• Effectuer les relances des impayés.
• Gérer les renouvellements de contrats clients et des contrats de sous-traitance.

 Administration du personnel

• Créer et mettre à jour les fiches collaborateurs dans l’ERP (SX / Everwin).
• Participer à l’intégration des nouveaux collaborateurs (onboarding, livret d’accueil, etc.).
• Contrôler la conformité des feuilles de temps et des demandes d’absence.
• Vérifier et valider les notes de frais.
• Assurer le suivi administratif des absences et des visites médicales.
• Être l’interlocuteur(trice) privilégié(e) des collaborateurs des agences sur les sujets administratifs.

Office Management

• Assurer la gestion des moyens généraux des sites (locaux, équipements, prestataires, fournitures, etc.).
• Participer à l’animation de la vie d’agence et à l’organisation d’événements internes.

Vie d’agence et conformité

• Participer au comité de site hebdomadaire.
• Veiller au respect des procédures internes et réglementaires.
• Contribuer à l’amélioration continue des pratiques administratives.

Compétences & savoir-faire

• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs de l’environnement Microsoft 365.
• Bonne connaissance des processus de gestion administrative et opérationnelle.
• Bases solides en gestion commerciale : contrats, conditions de facturation et suivi administratif des affaires.
• Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle, à prioriser les urgences et à respecter les échéances.
• Aisance avec les outils informatiques et les ERP ; la connaissance d’Everwin SX constitue un atout.

Qualités personnelles

Parce que ce poste est au cœur de la vie des agences, nous recherchons avant tout une personne :

•  Rigoureuse et organisée, capable de gérer de nombreux sujets simultanément.
• Dotée d’un excellent sens du service et du relationnel.
•  Proactive, autonome et force de proposition.
•  À l’aise dans un environnement dynamique nécessitant réactivité et adaptabilité.
• Capable de travailler en équipe tout en faisant preuve d’autonomie dans son quotidien.

Formation & expérience

• Formation supérieure de niveau Bac +2 minimum (Assistanat de Direction, Gestion PME/PMI, Administration des Entreprises ou équivalent).
• Expérience confirmée de 5 à 8 ans sur une fonction similaire.
• Une expérience au sein d’une ESN ou d’une société de services serait particulièrement appréciée.
• La connaissance de l’ERP Everwin SX serait un véritable plus.

Ce qui fera la différence

Au-delà des compétences techniques, nous recherchons une personne qui aime être un véritable facilitateur du quotidien, capable de créer du lien avec les équipes, d'assurer un suivi administratif irréprochable et de contribuer activement à la qualité de vie et au bon fonctionnement de nos agences de Rennes et Brest.

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.