Executive Assistant / NORD Stockholm

Vikariat med chans till förlängning

NORD är en nordisk fullservicebyrå och ett mikronätverk som är en del av det internationella nätverket OAG. Vi är 350 specialister i fyra länder som alla delar samma mål - att skapa tillväxt för våra uppdragsgivare genom starkt varumärkestänkande i hela kundresan.

Med kreativitet som vårt främsta verktyg erbjuder vi varumärken en 360°-resa inom områden som strategi, produktion, design, digital, mediestrategi, varumärkesaktivering, sociala medier, PR och reklam.

NORD:s huvudkontor ligger ovanför Bonniers Konsthall på Torsgatan 19 i Stockholm. Våra uppdragsgivare inkluderar bland andra Elkjop, McDonald's, Volkswagen, Vattenfall, Telenor och Systembolaget.

OM ROLLEN

Vi söker en erfaren och driven Executive Assistant som vill ha en central roll i en kreativ och dynamisk organisation. Du blir en viktig del av stödet till vår ledning och får en bred roll med stort ansvar för att skapa struktur, framdrift och goda förutsättningar för ledningens arbete.

Som Executive Assistant fungerar du som en viktig koordinerande länk i organisationen. Du har många kontaktytor och rör dig obehindrat mellan olika delar av verksamheten, med uppgiften att ligga steget före, fånga upp behov och säkerställa att rätt saker händer i rätt tid.

Det här är en roll för dig som tycker om att ha överblick, skapa ordning och få saker att fungera, men som också trivs med att vara nära verksamheten och förstå sammanhanget bakom det du gör. Du kommer att arbeta nära ledningen och involveras i många olika typer av sammanhang, från interna möten och ledningsarbete till styrelsearbete, externa möten och kreativa processer.

Du kommer bland annat att:

• Ansvara för kalenderhantering och koordinering av möten med interna och externa parter.

• Planera och koordinera resor, hotell, middagar och andra arrangemang.

• Förbereda presentationer, mötesunderlag och annan relevant dokumentation.

• Koordinera och förbereda underlag inför ledningsgruppsmöten, styrelsemöten och andra viktiga forum.

• Föra protokoll och mötesanteckningar samt säkerställa uppföljning av beslut och actions.

• Hantera löpande administration, exempelvis kvittoredovisning och sammanställning av underlag.

• Vara ett stöd i löpande kommunikation och koordinering, både internt och externt.

• Fånga upp sådant som behöver hanteras och bidra till att hålla ihop olika delar av vardagen.

VEM ÄR DU?

Vi ser att du har minst 3-5 års erfarenhet från en liknande roll, exempelvis som Executive Assistant, VD-assistent, ledningskoordinator eller i en annan kvalificerad koordinerande roll.

Du är trygg och erfaren i ditt sätt att arbeta och har ett naturligt driv. Du tycker om att ta ansvar, är självgående och har lätt för att själv planera och prioritera ditt arbete. Du ser vad som behöver göras och driver dina uppgifter framåt med stort eget ansvar. Samtidigt är du noggrann, strukturerad och serviceinriktad och trivs med att ha många saker på gång parallellt.

Rollen kräver fingertoppskänsla och gott omdöme. Du har lätt för att läsa av situationer och människor, vet när du behöver vara pådrivande och när något behöver fångas upp. Du har lätt för att skapa förtroende, trivs med många kontaktytor och känner dig trygg i olika typer av situationer och sammanhang.

Du är nyfiken på verksamheten omkring dig och vill förstå både organisationen, människorna och affären. Du uppskattar att få vara nära det som händer och tycker att det är roligt att arbeta i en kreativ och föränderlig miljö. Du är positiv, har energi och bidrar med en bra känsla i vardagen.

Du uttrycker dig mycket väl på både svenska och engelska, i tal och skrift, och känner dig bekväm med att kommunicera med både svenska och internationella kontakter. Goda kunskaper i Outlook, Keynote/PowerPoint och Excel är meriterande.

VARFÖR NORD?

Hos oss får du en central roll med stor variation, många kontaktytor och möjlighet att komma nära en kreativ och internationell verksamhet. Du blir en del av ett sammanhang där människor, idéer och affärer möts, och där din förmåga att skapa struktur, fånga upp behov och få saker att hända gör verklig skillnad.

Vissa dagar handlar främst om struktur, planering och att få kalendern att gå ihop. Andra dagar kan du sitta med i ett kreativt möte, ta del av en ny idé, vara med när en presentation växer fram eller få inblick i ett kreativt projekt. Du kommer att möta människor från många olika delar av verksamheten och ibland befinna dig mitt i det som gör reklam- och kommunikationsbranschen så rolig.

Det här är en roll för dig som gillar att ha koll, tycker om människor och trivs med att vara den som skapar förutsättningar för andra att lyckas. Du behöver uppskatta struktur och ordning, men också vara nyfiken på verksamheten omkring dig och bekväm med förändring och högt tempo.

Tjänsten är på heltid (100 %) och är ett vikariat med möjlighet till förlängning. Tillträde sker så snart som möjligt enligt överenskommelse.

Viss möjlighet till hybridarbete finns, men utgångspunkten är arbete från vårt kontor på Torsgatan 19 i Stockholm.

Intervjuer sker löpande, sista ansökningsdag är 10 september.

Välkommen med din ansökan!

För frågor om rollen, kontakta Felicia Elvnäs påfelicia.elvnas@se.nordddb.com

We embrace difference and a workplace free from discrimination. We strongly believe that diversity of experience, perspectives, and background will lead to a better environment for our employees and a better product for our clients.