Program Officer

Contexte

FHI 360 est une organisation de développement mondial qui adopte une approche rigoureuse du développement humain, fondée sur des données probantes. Notre équipe de professionnels comprend des experts dans les domaines de la santé, de la nutrition, de l'éducation, du développement économique, de la société civile, de l'environnement et de la recherche. FHI 360 opère à partir de près de 50 bureaux et emploie plus de 3 000 personnes aux États-Unis et dans le monde entier. Notre engagement en faveur de partenariats à tous les niveaux et notre approche multidisciplinaire nous permettent d'avoir un impact durable sur les personnes, les communautés et les pays dans lesquels nous travaillons en améliorant la vie de millions de personnes. Nous recherchons actuellement un candidat qualifié pour le poste de Program Officer. Ce poste sera basé à Antananarivo, Madagascar, avec des déplacements réguliers dans les régions d'intervention.

Le programme pays de FHI 360 à Madagascar met actuellement en œuvre plusieurs projets financés par différents bailleurs, notamment FIANTSO, STRIDES et MIANATRA. Dans un contexte d'expansion du portefeuille pays et de croissance des activités programmatiques, FHI 360 recherche un professionnel capable de soutenir efficacement la coordination opérationnelle des projets, le suivi de leur mise en œuvre et la gestion du reporting programmatique.

Supervision du poste

Le/la Program Officer sera supervisé(e) directement par le/la Senior Program Officer et travaillera en étroite collaboration avec les responsables de projets, les équipes de suivi-évaluation (MEL), les équipes Finance et Opérations, ainsi qu'avec les partenaires de mise en œuvre.

Résumé du poste

Le/la Program Officer appuie la mise en œuvre opérationnelle des programmes et projets de FHI 360 à Madagascar. Il/elle assure la coordination quotidienne des activités, le suivi de l'exécution des plans de travail, la gestion de l'information programmatique et la production des rapports techniques requis par l'organisation et les bailleurs de fonds.

Le/la titulaire du poste joue un rôle central dans la collecte, la consolidation, l'analyse et la présentation des informations programmatiques afin de garantir la qualité du reporting, le respect des échéances et la disponibilité de données fiables pour la prise de décision. Il/elle veille également à la conformité documentaire des projets, au suivi efficace des partenaires de mise en œuvre et au respect des procédures organisationnelles.

Le/la Program Officer constitue le point focal opérationnel du reporting programmatique du portefeuille pays et contribue à l'amélioration continue de la qualité des programmes mis en œuvre par FHI 360 à Madagascar.

Missions et Responsabilités Principales

1. Coordination et Mise en œuvre des Activités

• Assurer le suivi quotidien de la mise en œuvre des activités prévues dans les plans de travail des projets.
• Coordonner avec les partenaires d'exécution afin d'assurer la réalisation efficace des activités sur le terrain.
• Participer à l'organisation des formations, ateliers, réunions techniques, missions de supervision et autres événements programmatiques.
• Assurer le suivi de l'avancement des activités et signaler rapidement les risques, contraintes ou retards au Senior Program Officer.
• Appuyer l'élaboration, la mise à jour et le suivi des plans opérationnels et calendriers d'activités.
• Contribuer à l'amélioration continue de la qualité des interventions programmatiques.

2. Gestion du Reporting et de l'Information Programmatique

• Coordonner la collecte régulière des données et informations programmatiques auprès des équipes projets et des partenaires de mise en œuvre.
• Consolider, vérifier et analyser les données qualitatives et quantitatives relatives aux activités et résultats des projets.
• Préparer les versions préliminaires des rapports mensuels, trimestriels, semestriels et annuels destinés aux bailleurs de fonds, à la direction pays et au siège.
• Assurer le respect des échéances de reporting interne et externe.
• Veiller à la qualité, à l'exactitude, à la cohérence et à la complétude des informations rapportées.
• Collaborer avec les équipes Finance, MEL et Opérations afin d'assurer l'alignement entre les résultats programmatiques, les données financières et les indicateurs de performance.
• Produire des notes de synthèse, présentations, fiches projet, success stories et autres documents de communication interne ou externe.
• Développer et maintenir des outils de suivi facilitant la collecte des informations et la production des rapports.
• Contribuer à la préparation des rapports de performance et des présentations destinées aux réunions avec les bailleurs et les parties prenantes.

3. Gestion Documentaire et Conformité

• Assurer l'archivage électronique et physique des documents de projet conformément aux procédures de FHI 360.
• Maintenir à jour les plateformes institutionnelles de gestion documentaire, notamment SharePoint.
• Vérifier la disponibilité et la qualité des pièces justificatives et des documents de référence nécessaires au reporting et aux audits.
• Appuyer les audits, les revues de projets et les visites des bailleurs de fonds.
• Veiller au respect des politiques internes de FHI 360 ainsi que des exigences contractuelles des bailleurs de fonds.
• Faciliter l'accès aux documents programmatiques et assurer leur classement systématique.

4. Appui au Suivi, Évaluation et Apprentissage (MEL)

• Collaborer étroitement avec l'équipe MEL afin d'assurer la qualité et la disponibilité des données de suivi.
• Contribuer au suivi régulier des indicateurs de performance des projets.
• Participer aux enquêtes, évaluations, missions de terrain et exercices de vérification des données.
• Appuyer la documentation des leçons apprises, des bonnes pratiques et des histoires de réussite.
• Contribuer à l'analyse des résultats et à l'identification d'actions correctives ou d'amélioration des programmes.

5. Gestion des Partenaires et Coordination Externe

• Maintenir une communication régulière avec les partenaires de mise en œuvre.
• Participer aux réunions de coordination technique avec les partenaires, les autorités et autres parties prenantes.
• Effectuer le suivi des plans d'action convenus avec les partenaires.
• Appuyer la préparation des réunions de revue de performance, des comités techniques et des missions conjointes.
• Contribuer au renforcement des relations de travail avec les parties prenantes du programme.

6. Appui à la Gestion Opérationnelle et Budgétaire

• Soutenir la préparation logistique des activités programmatiques, ateliers, formations et missions de terrain.
• Assurer le suivi des demandes d'achats, contrats de services et autres besoins opérationnels liés aux projets.
• Collaborer avec les équipes Finance et Opérations afin de garantir la bonne exécution des activités.
• Participer au suivi budgétaire des activités et signaler tout écart ou risque pouvant affecter la mise en œuvre des projets.
• Contribuer à l'amélioration de l'efficacité opérationnelle des programmes.

Qualifications

Formation et Expérience

Éducation

• Licence ou Master en développement international, société civile, Communication et Marketing social, Développement économique, Éducation, Environnement, Genre, Santé, Nutrition, Recherche, Technologie et Jeunesse ou domaines connexes.
• Certification en gestion de projet préférée.

Expérience

• Minimum de 4 années d'expérience professionnelle dans la coordination ou la mise en œuvre de projets de développement.
• Expérience de travail avec une ONG internationale ou un programme financé par des bailleurs internationaux souhaitée.
• Expérience démontrée dans la préparation de rapports programmatiques et la coordination du reporting de projet.
• Expérience dans le suivi des activités de terrain et la gestion de partenaires de mise en œuvre.

Compétences Techniques

• Bonne maîtrise de la gestion du cycle de projet et des approches de gestion axées sur les résultats.
• Excellentes capacités de rédaction de rapports techniques et programmatiques en français et en anglais.
• Capacité démontrée à collecter, consolider, analyser et synthétiser des informations provenant de multiples sources.
• Expérience dans la coordination des processus de reporting pour des projets financés par des bailleurs de fonds internationaux.
• Bonne connaissance des principes de suivi-évaluation, de gestion des données et de mesure de la performance.
• Maîtrise avancée de Microsoft Office, notamment Excel, Word et PowerPoint.
• Expérience de l'utilisation d'outils collaboratifs et de gestion documentaire tels que SharePoint.
• Capacité à gérer simultanément plusieurs activités et échéances de reporting dans un environnement dynamique.
• Excellente attention aux détails et forte culture de qualité des données.

Qualités Personnelles

• Excellentes capacités d'organisation et de planification.
• Solides compétences analytiques et rédactionnelles.
• Capacité à travailler de manière autonome tout en favorisant le travail d'équipe.
• Sens élevé de la rigueur et de la responsabilité.
• Excellentes aptitudes relationnelles et de communication.
• Capacité à travailler sous pression et à respecter des échéances multiples.
• Flexibilité et disponibilité pour effectuer des déplacements réguliers dans les régions d'intervention.
• Engagement envers les valeurs de respect, d'intégrité, de diversité et d'inclusion de FHI 360.

Résolution de problèmes et impact :

• Travaille sur des problèmes de grande diversité qui nécessitent l'examen de divers facteurs.
• Utilise l'évaluation coût-bénéfice/risque en sélectionnant les méthodes et techniques pour déterminer l'action appropriée.
• Crée des relations de travail productives en interne comme en externe.
• Les décisions peuvent entraîner des retards et affecter une unité de travail ou un secteur au sein d'un département.

Supervision accordée/reçue :

• On lui donne peu d'instructions sur le travail de routine. Reçoit les méthodes et procédures pour de nouveaux projets ou missions.
• Peut fournir des conseils à d'autres personnels de niveau inférieur.
• Il relève généralement d'un Manager, d'un Directeur Associé ou d'un Directeur.

Exigences physiquestypiques :

• Environnement de bureau typique.
• Capacité à passer de longues heures devant un écran d'ordinateur et à faire du travail répétitif sur un clavier.
• Capacité à rester assis et debout pendant de longues périodes.
• Capacité à soulever/bouger jusqu'à 5 lbs.

Technologie à utiliser :

• Ordinateur personnel/ordinateur portable, applications Microsoft (c'est-à-dire Office 365, SharePoint, Skype/Zoom/Teams), technologie mobile/portable, et équipements de bureau standards.

Exigences de voyage :

• 10% - 25%

Clause de non-exhaustivité

Les énoncés ci-dessus ont pour but de décrire la nature générale et le niveau de travail et sont susceptibles d'être modifiés. Elles ne constituent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, compétences, efforts ou conditions de travail associés à l'emploi.

La présente description de poste résume les principales fonctions du poste. Elle ne prescrit ni ne limite les tâches exactes qui peuvent être assignées dans l'exercice de ces fonctions. Ce document ne doit en aucun cas être interprété comme un contrat de travail. La direction se réserve le droit de revoir et de réviser ce document à tout moment.

Avertissement : Notez que la fourchette de rémunération figurant sur la description de poste est associée aux postes attribués à la structure salariale américaine ainsi qu'aux employés rémunérés à partir de la masse salariale américaine.

La fourchette de rémunération de tous les employés locaux nationaux correspond à la structure de rémunération basée sur le pays où se trouve le poste.

The expected hiring salary range for this role is MGA 46,500,000 - 55,000,000 for annual  basic salary. When determining an offer amount, FHI 360 factors in multiple considerations, including but not limited to: relevant years of experience and education possessed by the applicant, internal equity, market pay,  and budget. For internal candidates, salary placement will also follow FHI 360’s current promotional increase guidelines.

This job posting summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.

FHI 360 is anequal opportunity employer whereby we do not engage in practices that discriminate against any person employed or seeking employment based on race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national or ethnic origin, age, marital status, physical or mental disability, protected Veteran status, or any other characteristic protected under applicable law.

Our values and commitments to safeguarding:FHI 360 is committed to preventing any type of abuse, exploitation and harassment in our work environments and programs, including sexual abuse, exploitation and harassment. FHI 360 takes steps to safeguard the welfare of everyone who engages with our organization and programs and requires that all personnel, including staff members and volunteers, share this commitment and sign our code of conduct. All offers of employment will be subject to appropriate screening checks, including reference, criminal record and terrorism finance checks. FHI 360 also participates in the Inter-Agency Misconduct Disclosure Scheme (MDS), facilitated by the Steering Committee for Humanitarian Response. In line with the MDS, we will request information from job applicants’ previous employers about any substantiated findings of sexual abuse, exploitation and/or harassment during the applicant’s tenure with previous employers. By applying, job applicants confirm their understanding of these recruitment procedures and consent to these screening checks.

FHI 360 will consider for employment all qualified applicants, including those with criminal histories, in a manner consistent with the requirements of applicable state and local laws.

FHI 360 will never ask you for your career site username or password, and we will never request money, goods or services during the application, recruitment or employment  process. If you have questions or concerns about correspondence from us, please emailCareerCenterSupport@fhi360.org.

FHI 360 fosters the strength and health of its workforce through a competitive benefits package, professional development and policies and programs that support a healthy work/life balance. Join our global workforce to make a positive difference for others — and yourself.

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