Ben jij iemand die energie krijgt van structuur, overzicht en dingen gewoon goed geregeld hebben? Vind je het leuk om collega’s te ontzorgen, processen soepel te laten verlopen en een organisatie operationeel sterk neer te zetten?

Dan zijn wij op zoek naar jou.

Voor ons kantoor in Utrecht zoeken we een parttimeBusiness Support & Office Coordinator(20 uur per week). In deze rol ben jij een belangrijke spil binnen onze organisatie: je ondersteunt collega’s op operationeel, administratief en organisatorisch vlak en zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt.

Over Online Dialogue

Online Dialogue is een digitaal optimalisatiebureau gespecialiseerd in experimenteren, data, UX en gedragspsychologie. We werken voor uiteenlopende organisaties aan het verbeteren van digitale klantreizen en online prestaties.

We combineren inhoudelijke expertise met een pragmatische, nuchterecultuur. Er wordt hard gewerkt, we helpen elkaar graag en houden van korte lijnen en een prettige werksfeer.

Jouw rol bestaat uit

In deze functie zorg jij voor rust, structuur en overzicht binnen de organisatie. Je ondersteunt consultants, management en business development bij operationele en administratieve processen en zorgt ervoor dat zaken tijdig, zorgvuldig en professioneel geregeld zijn.

Je bent iemand die:

snel overzicht creëert
nauwkeurig werkt
eigenaarschap neemt
signalen oppakt voordat anderen ze zien
en energie haalt uit ondersteunen en organiseren

Wat ga je doen?

Operations & project support

Je ondersteunt collega’s bij operationele en administratieve processen
Je richt projecten in binnen Teamleader en bewaakt de kwaliteit van projectdata, urenregistraties en klantinformatie
Je signaleert afwijkingen of ontbrekende informatie en zorgt voor tijdige opvolging
Je beheert contracten en belangrijke documentatie zorgvuldig en overzichtelijk

Facturatie & administratieve ondersteuning

Je stelt klantfacturen op en verstuurt ze volgens afspraken
Je bewaakt de aansluiting tussen uren, werkzaamheden en facturatie
Je controleert leveranciersfacturen en projectkosten
Je ondersteunt bij operationele en financiële rapportages
Je verzamelt en structureert operationele data voor management

Office management

Je zorgt voor een georganiseerde en prettige werkomgeving
Je onderhoudt contact met leveranciers (o.a. schoonmaak, catering en kantoorbenodigdheden)
Je regelt facilitaire en praktische kantoorzaken zoals post, toegangspassen en sleutels

Wie ben jij?

Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in een ondersteunende operationele, administratieve of office management rol
Je werkt nauwkeurig en georganiseerd
Je houdt overzicht en weet goed prioriteiten te stellen
Je bent proactief en voelt verantwoordelijkheid voor je werk
Je vindt het leuk om collega’s te ondersteunen en zaken goed te regelen
Je communiceert helder en schakelt gemakkelijk met verschillende mensen
Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie
Je beheerst zowel Nederlands als Engels, mondeling en schriftelijk
Je bent handig met Google Workspace; ervaring met Teamleader of vergelijkbare systemen is mooi meegenomen
Je hebt hbo werk- en denkniveau
Je bent minimaal twee dagen per week aanwezig op ons kantoor in Utrecht

Wat bieden wij?

Een parttime functie van 20 uur per week
Een werkplek in hartje Utrecht
Laptop, lunch, pensioenregeling en reiskostenvergoeding
Veel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid
Een deskundig, betrokken en informeel team
Internationale collega’s in vergelijkbare rollen waarmee je kunt sparren en kennis kunt delen
Een marktconform salaris passend bij ervaring en achtergrond

Enthousiast? Nieuwsgierig?

Solliciteer via de button !

Eerst nog wat vragen?

Kijk opwww.onlinedialogue.nl of neem contact op met

Lotte Cornelissen:lotte.cornelissen@onlinedialogue.nl / 030 4100 178.

Zodra we de juiste kandidaat hebben gevonden, sluiten we de vacature.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Online Dialogue remote jobs

Business Support & Office Coordinator

Business Development Manager

Data-analist – Online Dialogue

Open sollicitatie